Omschakelen naar ByondFiles was echt een no-brainer. Tevreden gebruikers vanaf dag één.

Al sinds 1992 is Ostyn de specialist in ontwerp, productie en plaatsing van tuinconstructies, woonuitbreidingen en poolhouses. Voorheen kende u hen misschien wel van de merknamen Veranclassic en Poolhouse Plaza.

“We hebben een omvangrijke interne administratie. Voor elke woonuitbreiding creëren we plannen, nota’s en foto’s. Die moeten aangemaakt en bewaard worden, zowel door verkopers, projectleiders, ontwerpers en plaatsers, en dat zowel op kantoor als op werven. We vonden dat dit sneller en efficiënter kon.”

Met ByondFiles naar Projectdossiers

Bij Ostyn zetten ze sterk in op automatisering. Zo gingen ze al aan de slag met V-Construct, een applicatie die ontwerpen kan omzetten naar productieplanning en een materiaallijst, en maken ze gebruik van de ERP-software Deskmanager van VANISOFT.

Sinds januari maakt ook ByondFiles deel uit van de automatiseringsprogramma’s. Op vijf maanden tijd werden 700 dossiers actief gemaakt met de tool.

“Met ByondFiles maken we nu ‘projectdossiers’ voor elke constructie. Elke betrokkene in de keten bewaart hier zijn informatie. Elk projectdossier is vanzelf volledig. En zo heeft zowat elke afdeling haar omgang met documenten een stuk efficiënter en sneller kunnen maken.

We wisten dat Byondfiles alleen een succes kon worden als iedereen in de organisatie het systeem daadwerkelijk gebruikt,” vertelt men bij Ostyn. “De opstart verliep erg vlot, wat ons aangenaam verraste. Onze mensen zijn snel op de kar gesprongen. Opleiding was niet nodig omdat het zo intuïtief werkt. Iedereen vindt zijn weg en er gaat geen informatie meer verloren.”

“In tegenstelling tot wat we verwacht hadden,

is de opstart een geruisloos proces geweest.”

Mobiele app als motor voor tijdswinst

De interne administratie investeerde voorheen behoorlijk wat tijd in het aanmaken en verzamelen van documenten. Heel wat documenten werden manueel gescand of overgenomen uit gedeelde mappen of zelfs chatgroepen. Dat ging gepaard met aanzienlijk veel manueel navigatie- en klikwerk. Een tijdsintensieve taak, die bovendien gevoelig was voor fouten. Het gebeurde soms dat bepaalde informatie op bepaalde tijdstippen niet beschikbaar was omdat het dossier onvolledig was.

Vandaag is dat anders. “Bestanden aanmaken of bewaren gaat ontzettend snel. Met Byondfiles wordt alles meteen in de juiste map geregistreerd, en dat kan zowel vanop een vaste computer als onderweg. De mobiele app van ByondFiles is nu de poort naar onze projectdossiers.”

De zoekfunctie opent vrijwel onmiddellijk het juiste dossier. Medewerkers kunnen zoeken op projectnaam, gemeente of ordernummer en komen meteen terecht waar ze moeten zijn. Dankzij de cloudbased werking van ByondFiles kan dat om het even waar.

“Op de backoffice afdeling hebben we

één fulltime medewerker kunnen vrijmaken

en nuttiger werk kunnen geven.”

“E-mails zijn voor ons even belangrijk als andere documenten en wij bewaren ze dan ook graag. Vanuit onze Outlook-mailbox kunnen we rechtstreeks en ongelooflijk snel opslaan in Byondfiles. De afzender wordt herkend en zijn dossier wordt rechtstreeks geopend. Zo bewaren we e-mails en bijlagen direct in de juiste map.”

Vlot van prospect naar klant

Efficiënt documentenbeheer is niet altijd makkelijk voor verkopers on the road. Alle informatie gestructureerd bewaren terwijl je zowel op kantoor, thuis als bij de klant werkt, kan dan aanvoelen als tijdsverlies.

Daarom is voor de verkopers bij Ostyn een prospectdossier in het leven geroepen. Dat is als het ware de voorloper, de draft van een projectdossier. In de app kunnen de sales mensen onmiddellijk foto’s, nota’s, opmetingen en andere informatie opslaan. Ze fotograferen rechtstreeks in het dossier.

“Wanneer een prospect een klant wordt, gebeurt er wel wat op IT-vlak. Dat gaat vlot omdat ByondFiles zo naadloos geïntegreerd werkt met onze bestaande bedrijfssoftware. Ons ERP-pakket Deskmanager maakt op dat moment een projectdossier aan binnen Deskmanager en ook binnen ByondFiles. Op die laatste plek wordt automatisch alle informatie vanuit het draft prospectdossier overgebracht. Ook het ordernummer komt automatisch in dat definitief dossier terecht. En vanaf dan kan elke medewerker met dat nummer ook onmiddellijk het volledige dossier openen.”

Mobiel kantoor op de werf

Bij Ostyn werken meestal zo’n acht ploegen op de baan. Ook die projectleiders en plaatsers op de werven merken de tijdsbesparing op.

“Vroeger moesten we vanop verschillende bestandslocaties alle documenten naar een SharePoint map ‘slepen’. Nu zijn alle documenten verzameld in één app. Onze plaatsers kunnen via de app op voorhand gaan kijken naar plannen en foto’s, opmetingen en instructies. Komen zij op de werf problemen tegen, dan voegen ze hun foto’s met aantekeningen en opmerkingen rechtstreeks in dezelfde map toe”.

Nog sneller in de toekomst

ByondFiles en Ostyn zien nog mogelijkheden voor automatiseringen. “We willen binnenkort ook het proces rond werkbonnen, opleveringen en opmerkingen van klanten via de app laten verlopen. De klant krijgt dus ook toegang tot het projectdossier. Die ziet wel enkel de documenten die wij de tag ‘portal’ hebben gegeven in zijn klantenportaal.”

Een handige manier om een klantenportaal te laten meelopen met de projectdossiers, zonder dat er extra werk voor nodig is. En zonder dat documenten op twee plaatsen bewaard worden.

“Met de tags gaan we ook aan de slag om een fotobibliotheek te maken. We zullen foto’s taggen met bepaalde eigenschappen op vlak van materiaal, toepassing of stijl. ByondFiles maakt dan QuickFolders die snel die foto’s samenbrengt. Onze verkopers krijgen zo een elektronische catalogus waarin ze bepaalde stijlen terugvinden of aanmaken om klanten voorbeelden te tonen en hun sales job te ondersteunen.”

Zelf tijd winnen

Wilt u ook tijd besparen omdat uw medewerkers efficiënt bestanden verzamelen, beheren en delen? Alles verloopt vlotter wanneer documenten op een centrale plaats opgeslagen zijn zodat u en uw collega’s makkelijk alles terugvinden.

Neem dan vrijblijvend contact met ons op of vraag een gratis demonstratie aan.

08 August 2023