Best practices bij telewerk

Sinds de COVID-19 pandemie de gehele wereld in bedwang houdt, is het is in vele landen verplicht om zoveel mogelijk van thuis uit te werken. Telewerken brengt voordelen, maar ook een aantal moeilijkheden met zich mee. Graag vertellen we hoe telewerken een stuk makkelijker, efficiënter en veiliger wordt.

Wat is telewerken?

Telewerk is werk dat niet op de bedrijfslocatie maar op afstand wordt gedaan. Dat kan thuis zijn, in een satellietkantoor, in een coworking space, onderweg of op een andere plaats. Telewerk wordt mogelijk gemaakt door de aanwezigheid van telecommunicatieverbindingen met de buitenwereld.

Waarom telewerken?

Niemand wordt graag gestoord op het werk, en velen ergeren zich aan een overvloed van onproductieve meetings. Files op weg van en naar het werk zijn waarschijnlijk de slechtste manier om de dag te starten en te beëindigen.

Het is dus niet schokkend dat thuiswerken tijdens de pandemie een positief effect heeft gehad op de productiviteit van werknemers. Volgens USA Today, zijn redenen hiervoor tijdswinst door woonwerkverkeer (71%), minder afleiding door collega’s (61%) en minder vergaderingen (39%).

Verdere voordelen van telewerk zijn bijvoorbeeld een besparing van kantoorruimte, verhoogde flexibiliteit en meer zelfstandigheid. Het heeft bovendien ook een positief effect op ziekteverzuim. Bij een bevraging van de telewerkende Belg door Knack in 2020 kwam zelfs naar boven dat maar liefst 84% in de toekomst graag de keuze zou behouden om thuis te kunnen werken.

Mogelijke valkuilen

Telewerken is een tweesnijdend zwaard. Het brengt ook wat moeilijkheden met zich mee, vooral op vlak van communicatie, informatieoverdracht en innovatiemogelijkheden.

Het kan bijvoorbeeld voor medewerkers lastiger zijn om antwoorden of informatie te krijgen van collega’s. Uit ervaring blijkt dat wanneer content, discussies en activiteiten verspreid zijn over tools en kanalen, het te veel tijd kost om alle informatie te vinden. Bovendien is het moeilijker om de voortgang van projecten bij te houden en ervoor te zorgen dat het werk vooruitgaat wanneer het contact met collega’s wegvalt of afstandelijker wordt.

Ook de balans tussen werk en privé gaat wat verloren. Een studie van NYU bij 3 miljoen bedienden in 16 steden over de hele wereld toont aan dat een gemiddelde werkdag 48,5 minuten langer duurt. Het gaat zelfs verder. Zo kan een werknemer een constante druk voelen om 24 uur per dag beschikbaar te zijn.

Gelukkig bestaan er tools om – een groot deel – van de moeilijkheden van thuiswerken weg te werken. Ontdek hoe we werkgevers én werknemers helpen om productiever thuis te werken.

Best practices

Werken in de cloud

Een eerste stap naar efficiënt telewerken betekent dat alle gegevens en documenten thuis beschikbaar zijn. Met een cloudoplossing hebben medewerkers overal en altijd toegang tot alle documenten, zonder dat opslagmogelijkheden beperkt worden. Zo kan men aan de slag op computer op kantoor, op de laptop thuis of met een smartphone of tablet onderweg. Iedereen die bestanden nodig heeft, vindt die gewoon online.

(Tele)werken in de cloud is niet alleen handig, maar bovenal ook veilig. Staan alle gegevens en documenten op een harde schijf? Dan betekent het verlies of een crash van een toestel altijd gegevensverlies. Een cloudoplossing biedt in dergelijke situaties meer zekerheid. Gegevens zijn namelijk opgeslagen in de cloud, wat betekent dat personeel er altijd bij kan, ongeacht wat er gebeurt met een toestel.

Wie efficiënt en veilig telewerken zegt, zegt dus de cloud. Het maakt niet uit of het gaat om grote of kleine bedrijven, iedereen gebruikt het met goeie reden.

Gedeeld documentenbeheer

Een ander belangrijk ICT-hulpmiddel tijdens het telewerken, is de mogelijkheid om gezamenlijk aan dezelfde documenten te werken. Doordat gegevens niet lokaal opgeslagen worden, maar in de cloud, kunnen collega’s ze ook vanop afstand openen en bewerken. Verschillende tools maken het zelfs mogelijk om tegelijk in dezelfde bestanden te werken.

Ontdek hoe je documenten deelt.

Ondersteuning via een telewerkbeleid

In een ondervraging onder 250 werkgevers in België, gaf 70% aan hun beleid rond thuiswerken aan te passen. Tools in de cloud kunnen werkgevers hier ook bij helpen om een degelijk telewerkbeleid op te stellen. Ook de stap naar telewerk buiten coronatijden zal een stuk makkelijker zijn wanneer werknemers thuis ook productief aan de slag kunnen én gelukkiger zijn.

Telewerken is actueler dan ooit, maar dit betekent ook dat er veel voorzichtiger dan anders moeten worden omgegaan met onze gegevens. Dit kunnen rapporten, balansen, presentaties en andere documenten van delicate aard zijn. De mogelijkheid om op een veilige manier thuis te werken is dus cruciaal.

Bekijk onze mogelijkheden of vraag een demo aan!

26 mei 2021