Het verminderen van fouten door één "Single Source of Truth" te hanteren

In de bouw- en installatiesector zijn fouten vaak duur en tijdrovend. Studies tonen aan dat 30% van de bouwkosten wereldwijd te wijten is aan inefficiënties, waaronder miscommunicatie, fouten door het gebruik van verouderde documenten en slechte gegevensbeheer. Problemen zoals dubbele gegevensinvoer en verschillende versies van hetzelfde document kunnen leiden tot vertragingen, extra kosten en zelfs juridische complicaties.

Een oplossing die steeds meer bedrijven in deze sector omarmen, is het hanteren van een “single source of truth” (SSOT). Wat betekent dit precies, en hoe kan het bouw- en installatiebedrijven helpen om efficiënter en nauwkeuriger te werken?

Wat is een Single Source of Truth en waarom is het belangrijk?

Een SSOT verwijst naar een centraal systeem waarin alle relevante gegevens en documenten worden opgeslagen, bijgewerkt en gedeeld. Dit systeem fungeert als de enige betrouwbare bron van informatie binnen een organisatie. Hierdoor werken alle betrokkenen – van projectmanagers en tekenaars tot bouwvakkers en installateurs – met dezelfde, up-to-date gegevens, wat inconsistenties voorkomt.

In de praktijk kan een SSOT voor een bouw- of installatiebedrijf bestaan uit digitale bouwtekeningen, contracten, werkbonnen, veiligheidsinstructies en andere cruciale documenten die nodig zijn om een project soepel te laten verlopen. Een voorbeeld is het platform ByondFiles, dat speciaal is ontworpen voor de bouwsector en functies biedt zoals versiebeheer en integratie met bouwsoftware zoals courante ERP’s en CRM-tools.

Uitdagingen van traditionele documentbeheerprocessen

Zonder een SSOT worden projecten vaak beheerd via een mix van papieren documenten, e-mails, Excel-sheets en gedeelde drives. Deze traditionele aanpak brengt tal van problemen met zich mee:

Versieconflicten
Een aannemer gebruikt een bouwtekening die door een architect is aangepast, maar de bouwploeg werkt met een oudere versie. Dit kan leiden tot fouten op de werkvloer, zoals verkeerd geplaatste leidingen.
Impact: Het herstellen van dergelijke fouten kan 5-10% van de totale projectkosten vertegenwoordigen.
Gebrek aan transparantie
Medewerkers weten vaak niet welke versie van een document actueel is, wat verwarring veroorzaakt. Dit probleem werd geïllustreerd in een rapport van McKinsey, waarin werd vastgesteld dat 48% van de tijd in de bouw verloren gaat aan niet-productieve activiteiten, waaronder zoeken naar documenten.
Verlies van tijd
Zonder een centraal systeem gaat er veel tijd verloren aan het zoeken naar informatie of het corrigeren van fouten. Stel je voor dat een projectmanager een uur kwijt is om een specifieke werkbon te vinden – vermenigvuldig dat met een heel team, en de kosten lopen snel op.
Compliance-risico's
Foutief of slecht documentbeheer kan leiden tot niet-naleving van wet- en regelgeving. Dit kan resulteren in boetes of juridische geschillen, zoals het gebruik van onveilige materialen omdat een update in veiligheidsvoorschriften niet werd gedeeld.

Standaardoplossingen versus maatwerk: wat werkt beter?

Bij de implementatie van een SSOT hebben bedrijven de keuze tussen standaardsoftware en maatwerkoplossingen.

Standaardoplossingen
Deze oplossingen zijn specifiek ontworpen voor de sector en direct inzetbaar.

Voordelen:

Betaalbaar
Ontwikkelingskosten worden gedeeld over meerdere gebruikers, wat ze toegankelijker maakt.
Snel inzetbaar
Software is meestal direct beschikbaar, wat implementatietijd beperkt.
Sectorgerichte functies
ByondFiles biedt bijvoorbeeld tools voor versiebeheer en real-time toegang tot bouwtekeningen via mobiele apps.

Nadelen:

Beperkte aanpassing
Ze bieden mogelijk niet dezelfde mate van flexibiliteit als maatwerk.
Compatibiliteit
Kan uitdagingen opleveren bij integratie met oudere systemen.

Maatwerkoplossingen
Maatwerksoftware wordt volledig afgestemd op de unieke behoeften van een bedrijf.

Voordelen:

Volledig aangepast
Ideaal voor bedrijven met zeer specifieke workflows.
Integratie
Biedt vaak naadloze aansluiting op bestaande systemen.

Nadelen:

Kosten
Ontwikkeling en onderhoud zijn duur, met initiële kosten die vaak in de tienduizenden euro’s lopen.
Langere implementatietijd
Het ontwikkelen en testen kan maanden of jaren duren.
Afhankelijkheid
Bedrijven worden afhankelijk van externe ontwikkelaars.

Voor de meeste bedrijven in de bouw- en installatiesector is een standaardoplossing zoals ByondFiles vaak een meer kostenefficiënte keuze.

Hoe begin je met een SSOT?

Het implementeren van een SSOT hoeft niet overweldigend te zijn. Een stapsgewijze aanpak helpt:

Analyseer je huidige workflow
Bepaal waar fouten ontstaan en waar inefficiënties liggen. Bijvoorbeeld: welke documenten worden het vaakst verkeerd gebruikt?
Kies de juiste oplossing
Zoek software die past bij de schaal en complexiteit van je projecten. Bijvoorbeeld ByondFiles voor bouwspecifiek documentbeheer.
Betrek alle belanghebbenden
Zorg dat iedereen begrijpt waarom een SSOT belangrijk is. Workshops of interne trainingen kunnen hierbij helpen.
Bied training aan
Investeer in opleiding om het personeel vertrouwd te maken met de nieuwe tools.
Monitor en verbeter
Controleer regelmatig de prestaties van het SSOT en pas aan waar nodig.

Conclusie

Het implementeren van een “single source of truth” kan aanzienlijke voordelen bieden voor bouw- en installatiebedrijven. Het verminderen van fouten en verbeteren van samenwerking zorgt niet alleen voor lagere kosten, maar ook voor een hogere klanttevredenheid.

In een sector waar marges klein zijn en tijdsdruk groot is, is een SSOT geen luxe maar een noodzaak. Door gebruik te maken van bewezen oplossingen kun je projecten efficiënter en nauwkeuriger uitvoeren. Laat traditionele werkwijzen achter en kies voor een toekomst waarin één waarheid voor iedereen geldt.

Benieuwd wat een SSOT voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem contact op voor een vrijblijvende demo van ByondFiles.

Ben je benieuwd hoe wij bedrijven hierbij ondersteunen?

Boek Demo