Document Management to the Max bij Remotec

Een overstroming aan papier, kopieën van kopieën en een lokale server met alle informatie en documenten. Byondfiles bracht orde in de chaos.

Wie is Remotec?

Remotec is een totaalpartner voor alles wat met signalisatie te maken heeft. Ze helpen hun klanten met het ontwerp, de productie, de installatie en het onderhoud van wegmarkeringen, LED-schermen, laadoplossingen en meer.

Na meerdere fusies en overnames bestaat Remotec vandaag uit vijf afdelingen en ongeveer 120 medewerkers. Na jaren van te veel papierwerk contacteerden ze ByondFiles om hun digitalisering in te zetten.

“Sinds we ByondFiles gebruiken, is mijn mailbox veel rustiger geworden. Intern mailverkeer is drastisch verminderd”

Te veel papierwerk

Voor ByondFiles werd ingevoerd bij Remotec, werkte men met een lokale server voor folders en documenten. “Dossiers waren zelden volledig omdat niet iedereen informatie kon toevoegen of bewerken. Wie op verplaatsing ging, had enkel documenten mee op papier. Dan bestonden de dagen uit enorm veel telefoons en email om alle informatie van de klant te kunnen verzamelen. Intern werden er ook bestelbons of andere documenten meermaals gekopieerd om te kunnen verspreiden.

Gebruik van tags en statussen

Dankzij het gebruik van ByondFiles kunnen verkopers nu veel makkelijker projecten opvolgen. Tags worden toegevoegd aan dossiers, documenten en folders waardoor ze gegroepeerd kunnen worden per onderwerp of status.

“Om maar een voorbeeld te geven: op een project dossier plaatsen we de tag ‘evacuatieplan’. Deze tag kan de status ‘Opmaak’, ‘Aan te passen’, ‘Wacht op akkoord klant’ of ‘Akkoord klant bevestigd’ bevatten. Onze werknemers kunnen zelf quickfolders maken waarin ze bijvoorbeeld alle dossiers met status ‘evacuatieplan: Wacht op akkoord klant’ samen zien, waardoor ze gericht actie kunnen ondernemen.

”Iedereen kan zo per afdeling makkelijk en snel zien wat er nog afgewerkt moet worden. Is het af? Dan kan de tag eenvoudig naar de volgende status worden overgezet.

Takenbeheer aan de hand van projecten

Met het takenbeheer van ByondFiles, kan Remotec een goedgekeurde offerte meteen toevoegen aan een projectdossier.

“We hebben het zo ingesteld dat afhankelijk van het soort project automatisch taken aan de verschillende afdelingen worden toegekend. Via een tablet of smartphone kan iedereen dan zien welke taken er uitgevoerd moeten worden.

”Wanneer een werknemer start aan een nieuwe taak, vindt hij de opdrachten, plannen en beschrijvingen in hetzelfde dossier als waar de taak in geplaatst is. Er zijn ook twee knoppen voorzien: een groene en een rode.

“Op de groene knop klikken ze wanneer de taak afgerond is. Automatisch wordt de volgende taak in het stappenplan doorgestuurd naar de juiste medewerker. Op de rode knop kunnen ze klikken als er een probleem is. Deze kunnen ze beschrijven in ByondFiles en zo wordt de opdrachtgever van de taak meteen verwittigd.”

Als kers op de taart is er één overzicht van alle taken uit lopende dossiers. Ook hier wordt aan de hand van kleuren aangegeven wat de status is van de taak. Nadert de deadline of is deze overschreden, dan is dit hier ook zichtbaar. Zo houden ze bij Remotec makkelijk alle lopende projecten in het oog.

Complete dossiers aan de hand van sjablonen

Remotec heeft van bij het begin dossiersjablonen aangemaakt in ByondFiles en dat brengt op.

“We hebben de toegang en rechten voor elke gebruikersgroep vastgelegd in elk dossier. Wanneer we nu een nieuw dossier aanmaken, krijgt deze automatisch de juiste instellingen en dat geeft ons een veilig gevoel. We weten exact wie wat kan doen, zien of delen.”

ByondFiles ook voor medewerkers onderweg

De verkopers en monteurs van Remotec zijn ook erg blij met ByondFiles. Verkopers kunnen foto’s van praktijksituaties rechtstreeks uploaden in het klantendossier. Plaatsers of belijners krijgen dan weer hun opdrachten rechtstreeks op hun smartphone en kunnen daar ook de plannen raadplegen, montage instructies zien én de afwerking van hun taken registreren.

“Ook voor de klant werkt het makkelijker met ByondFiles. Zij kunnen de leveringsnota ondertekenen op een tablet en die wordt meteen in het juiste klantendossier toegevoegd. Opmetingen en foto’s van de werken of het eindresultaat kunnen rechtstreeks geüpload worden vanaf een smartphone of tabelt. Dit zorgt ervoor dat de backoffice veel sneller kan overgaan tot facturatie. Nog voor een plaatser terug is, kan het dossier al verwerkt worden.

Lees meer over onze digitale aktetas

Remotec over ByondFiles

“De opstart verliep zeer vlot. We kozen één van onze bedrijven om een aantal weken proef te draaien. Ondertussen zijn we twee maanden verder en draait de volledige groep elke dag op ByondFiles. Het fijne is dat we dezelfde dynamiek ervaren als die we bij Remotec gewend zijn. Vragen worden altijd snel behandeld en de implementatie is kwalitatief en succesvol verlopen. We hebben ByondFiles volledig zelf ingericht zoals het voor ons het beste is, zonder ook maar één stuk maatsoftware.