Wat hedendaagse productivity apps missen

We kunnen ons nog moeilijk een wereld inbeelden zonder de productiviteitssoftware die we dagelijks gebruiken. Office 365, Photoshop, CAD,… Al deze apps bieden steeds meer nieuwe mogelijkheden om sneller te werken en creatieve ontwerpen te maken. Vroeger was dit niet denkbaar. Maar toch missen we nog iets om onze productiviteit verder op te krikken.

Wat missen we dan?

We werken steeds efficiënter dankzij onze Office pakketten. We kunnen tegenwoordig ook veel sneller een foto bewerken of een 3D ontwerp maken. Maar hoe vaak gebeurt het niet dat we ons niet meer herinneren waar we dat belangrijke document hadden opgeslagen? 

Wanneer we in allerhande programma’s werken, kunnen we onze documenten om het even waar bewaren en benoemen zoals we willen. Dit zet de deur open voor wanorde, zeker in procesmatige bedrijven.

Onze hedendaagse productiviteitssoftware levert enkel optimale productiviteit en tijdswinst op wanneer deze gepaard gaat met een gestructureerde aanpak voor het opslaan en organiseren van de documenten zelf. Vreemd genoeg wordt dat dikwijls vergeten in ondernemingen.

Structuur als oplossing

Als we nu echter zouden beginnen met het optimaal organiseren van onze digitale werkomgeving, dan hebben we al een gigantische stap vooruit gezet. Zo zorgen we ervoor dat individuele gebruikers zo vlot mogelijk kunnen werken, maar dat ook collega’s toegang hebben en kunnen samenwerken op dezelfde documenten.

Door een gezonde structuur op te bouwen voor hoe we onze informatie samenbrengen, organiseren en beschikbaar maken binnen een onderneming, kunnen we het gebruik van onze productivity tools nog verder optimaliseren. We verliezen minder tijd door steeds te moeten zoeken naar documenten of te moeten checken of we wel op de laatste versie aan het werken zijn.

Optimaliseer met ByondFiles

Met ByondFiles pakken we het potentieel voor wanorde onmiddellijk aan.  Tijdens de beginfase van de implementatie overlopen we met klanten de best practices om dossiers te organiseren en geven we advies hoe dit in hun eigen onderneming toegepast kan worden. We kunnen dan nog een stap verder gaan door dossier templates aan te maken die ervoor zorgen dat consistentie is gegarandeerd doorheen het bedrijf.

Door het gebruik van automatische naamgeving voor bestanden, kunnen we dankzij ByondFiles ook extra orde brengen in de mappen zelf. Hierdoor wordt het nog makkelijker om gauw de nodige documenten te identificeren.

Het gebruik van tags als metadata laat dan ook nog eens toe om informatie snel per topic te labelen, hetgeen de zoekfunctie binnen ByondFiles nog vereenvoudigt en versnelt. 

Dankzij de perfecte integratie met Office 365 binnen ByondFiles, kunnen we nu optimaal gebruik maken van alle functionaliteiten dat Office te bieden heeft.  We werken dan echter wel op een veel gezondere fundering/basis inzake de interne organisatie van alle informatie die zich binnen de onderneming bevindt. Nog nooit was het zo makkelijk om informatie te vergaren, organiseren/structureren en te delen met medewerkers… op kantoor of op de baan.

Wilt u zelf ook een voorproefje van hoe ByondFiles binnen uw bedrijf de productiviteit kan verbeteren, neem dan gerust contact op en dan organiseren we graag een vrijblijvende demo.

06 september 2021