Zoekfuncties en documentenopslag
Een snelle zoekfunctie heeft een impact wat gebruikers kunnen presteren. Wanneer je tijd wint door snel het juiste dossier of document te vinden win je die tijd telkens opnieuw.
Zoekbalk
Zoekbalk rechtsboven die zoekresultaten opgeeft naarmate je letters ingeeft. Zoekresultaten met eerst de dossiers en daarna pas folders en documenten. Combinatie van beiden maakt dat een dossier openen veelal 3 letters en een click zijn. Dezelfde zoekfunctie is eveneens beschikbaar in de Outlook plugin om ook van daaruit snel het juiste dossier te openen om een mail op te slaan.
Zoeken en tags
Dossiers op documenten krijgen tags. Met tags brengt men mappen of documenten samen die omwille van een bepaalde relevantie samen horen maar die op diverse locaties staan.
Quickfolders
Een zoekfilter gaat dwars door de ganse structuur en geeft wat relevant is. Van zoekfilters kunnen quickfolders worden gemaakt zodat de resultaten steeds beschikbaar zijn, bv Een quickfolder voor alle dossiers met de tag ?in uitvoering? en waarop ikzelf als gebruiker getagd ben. Of geef alle mappen ?verzekeringen? ongeacht in welk dossiers ze zijn opgenomen.
Dossiers en dossiersjablonen
Organisaties die ByondFiles succesvol werken in hoofdzaak rond dossiers (klanten, projecten, panden, personeelsleden). Eigen aan dergelijke dossiers is dat ze een ?leven? hebben over maanden en meestal jaren. ByondFiles toont haar sterkte door het eenvoudig te maken om alle documenten en informatie rond dat dossier op een plaats te centraliseren.
ByondFiles bouwde het begrip dossier uit tot een centraal gegeven.
Door eenmalig een dossiersjabloon te maken wordt nadien elk dossier van een sjabloon afgeleid en werkt het op een identieke manier. Gebruikers werken dus in een zeer vertrouwde en unioforme omgeving wanneer ze een dossier openen.
Vermits de zoekfunctie dossiers afzonderlijk en eerst toont is de weg er naar toe vrij kort. Meestal volstaan opgave van drie letters van een woord in de dossiernaam om direct het dossier open te hebben.
Aan een dossier worden oa volgende eigenschappen of instellingen gekoppeld:
- Een standaard mappen structuur
- Per map voor elke gebruikersgroep : toegangsrechten, rechten om bepaalde acties wel of niet uit te voeren etc.
- Per map een bestandsnaam regel waardoor bestandsnamen deels volgens een opgelegde regel samengesteld zijn.
- Aan een dossier emailadressen koppelen zodat bij een ontvangen email de locatie reeds voorgesteld wordt in Outlook.
Weergave documenten : een beeld zegt meer dan 10.000 woorden
Byondfiles helpt gebruikers snel het juiste document te vinden. Om een gebruiker te laten bepalen wat het juiste document is kan de naam een indicatie zijn maar een evengoed visuele kenmerken van een document (logo, layout, kleur).
Byondfiles gebruikers verkiezen daarom in de meeste gevallen de pictogrammen layout. ByondFiles werkt met een visuele interface die in vergelijking met andere systemen uniek snel en soepel werkt.
In bepaalde gevallen kan ook voor de listview gekozen worden. Elke gebruiker bepaalt zelf de view voor elke folder en Byondfiles onthoudt de keuze.
Maak je digitale werkruimte overzichtelijk en krijg meer gedaan...
Met ByondFiles win je tijd en staat alles op orde. Boek een demo en ontdek het zelf.