Optimale Dateibenennungskonventionen für mehr Produktivität und Zusammenarbeit

Digitale Dateinamen sind in einem Unternehmen selten einheitlich.  Oft gibt es eine Vielzahl von Dateien, verschiedene Versionen von verschiedenen Mitarbeitern, die alle ihre eigenen mehrdeutigen Ad-hoc-Benennungsstile verwenden.  Dies führt dazu, dass es extrem schwierig wird, den Überblick zu behalten und das gesuchte Dokument schnell zu identifizieren.

Daher ist es für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ein digitales Archiv zu schaffen, das leicht konsultiert und durchsucht werden kann.  Die digitale Entrümpelung beginnt mit einer klaren und konsistenten Strategie zur Benennung von Dateien.  Probieren Sie das ByondFiles Benennungswerkzeug aus.

Benennung digitaler Dateien

Effektives Informationsmanagement beginnt mit einer soliden Grundlage, nämlich klar definierten Vereinbarungen über die Benennung von Dokumenten. Eindeutig benannte Dateien erleichtern das Verständnis und das Wiederfinden von Inhalten bei Bedarf. Um ein selbsterklärendes Archiv zu schaffen, in dem Dateien leicht gefunden werden können, genügt es, eine einheitliche Benennungsmethode zu verwenden, die den Inhalt der Dateien umfassend beschreibt.

Wenn eine solche strategische Dateinamenskonvention flächendeckend verwendet wird, ist es möglich, den Inhalt eines Dokuments zu kennen, ohne es öffnen zu müssen.  Selbst wenn alle Dateien in einem Ordner zusammengefasst sind, können Sie sich bei einer einheitlichen Benennung leicht im Inhalt zurechtfinden.

Definieren einer Namenskonvention

Wie können Sie Ihre eigene Methode zur Benennung von Dokumenten festlegen?  Unabhängig davon, ob es sich um Ihre persönlichen Unterlagen oder die einer ganzen Organisation handelt, gibt es eine Reihe von Richtlinien, die uns helfen können, eine effektive Strategie für die Benennung von Dateien zu entwerfen.

Zunächst einmal ist es wichtig, dass die Struktur der Dateinamen für Sie und Ihre Kollegen logisch ist. Welche Elemente sollten in den Dateinamen enthalten sein und in welcher Reihenfolge genau?  Welche Informationen sind wichtig und sorgen für eine ausreichende Unterscheidung zwischen den verschiedenen Dokumenten?  Dies sind einige der Fragen, die Sie sich bei der Festlegung von Benennungsregeln stellen sollten.

Ein proaktiver Ansatz für die Namensgebung kann ein praktikables Repository für die nächsten Jahre schaffen.  Streben Sie ein System an, das auch nach Ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen noch jahrzehntelang verwendet werden kann.  Wenn neue Mitarbeiter Dokumente innerhalb dieses Systems leicht finden können, dann haben Sie wahrscheinlich ein Protokoll erstellt, das den Test der Zeit bestehen wird und für die Organisation geeignet ist.

Nützliche Tipps zur Benennung von Dateien

• Das Hinzufügen eines Datums am Anfang eines Dateinamens ist eine einfache, aber wirksame erste Form der Kategorisierung. Wenn der Name eines jeden Dokuments mit JJJJMMTT oder JJJJ_MM_TT (Jahr Monat Tag) beginnt, wird sofort klar, wann das Dokument erstellt wurde. Dieses Datumselement ermöglicht es dem Benutzer, Dateien schnell chronologisch zu sortieren.
• Natürlich muss jede Benennungsmethode auf die eigenen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein. Wenn Sie die Dateien schnell von denen der Kollegen unterscheiden wollen, ist es sinnvoll, auch Initialen einzubauen.  Wenn Ihre Organisation hauptsächlich projektorientiert ist, könnte es effizienter sein, einen Dateinamen mit dem Projektnamen - oder der Projektnummer - zu beginnen.
• Andere nützliche Elemente, die aufgenommen werden können, sind: der Name des Kunden oder Partners, die Art des Dokuments, die Sprache, eine Beschreibung des Inhalts, usw. 
• Um mehrere Versionen desselben Dokuments zu speichern, können wir Versionsnummern verwenden, indem wir v1, v2, v3, usw. hinzufügen. Der Name des Dokuments bleibt gleich, während die Versionsnummer es uns ermöglicht, die neueste Version schnell zu erkennen.
  

Fassen Sie sich kurz, bleiben Sie übersichtlich

Auch wenn es wichtig ist, nützliche und unterscheidende Elemente in unsere Dateinamen aufzunehmen, sollten wir es mit der Länge nicht übertreiben.  Zu lange Dateinamen können zu Problemen mit der Softwarekompatibilität führen.  Es ist daher ratsam, Abkürzungen zu verwenden, wo es möglich ist, und Sonderzeichen zu vermeiden.  Am besten ist es, eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie Bindestriche und Unterstriche als Trennzeichen zu verwenden.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, wie dies bei einer bestimmten Namenskonvention aussehen könnte:

• [JJMMTT]_[Initialen]_[Projekt]_[Beschreibung]_[Version]
• 210631_JS_ProjectX_pitch-deck_v1.pdf
  

Nicht voraussetzen, sondern automatisieren

Die obigen Richtlinien und Beispiele bilden eine gute Grundlage für eine effiziente und klare Benennung Ihrer digitalen Dateien.  Es gibt jedoch einen Nachteil: Bei der Umsetzung eines solchen Protokolls gehen wir davon aus, dass alle Beteiligten mit diesen Regeln vertraut sind und sich an sie halten.  In der Praxis ist dies jedoch alles andere als sicher.  Eine geringfügig abweichende Abkürzung oder auch nur ein kleiner Tippfehler kann das gesamte System mehrdeutig und weniger zuverlässig machen, was sich wiederum negativ auf die Benutzererfahrung auswirken kann.  Glücklicherweise gibt es eine einfache, aber effektive Lösung, um dies zu vermeiden.

ByondFiles hat eine innovative Methode für die Benennung von Dateien innerhalb einer Organisation entwickelt.  Bei der Einrichtung unserer Plattform für den digitalen Arbeitsbereich legen wir gemeinsam mit dem Kunden sofort die Struktur und das Benennungsprotokoll für die übergreifenden Dossiers fest. Diese Regeln werden dann automatisch auf alle Dokumente angewendet, so dass eine einheitliche Benennung im gesamten Unternehmen gewährleistet ist. 

Hochauflösende Vorschaubilder erleichtern zudem die Identifikation relevanter Dokumente.

Mit ByondFiles bleibt Ihr digitaler Arbeitsbereich ordentlich und übersichtlich, und es war noch nie so einfach, die entscheidenden Dokumente zu finden, die Sie für ein wichtiges Projekt benötigen.

Wenn auch Sie von einer Plattform profitieren möchten, die Effizienz und Zeitersparnis bringt, dann nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.  Wir organisieren gerne eine ausführliche Demo und erklären Ihnen die Funktionen, die die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern werden.

28 Juli 2021