Was den heutigen Produktivitätsanwendungen fehlt

Es ist schwer, sich eine Welt ohne die Produktivitätssoftware vorzustellen, die wir täglich nutzen.  Office 365, Photoshop, CAD, usw. All diese Anwendungen bieten ständig neue Möglichkeiten, um schneller zu arbeiten und unsere Kreativität zu entfesseln. Die leistungsstarken Funktionen, die uns zur Verfügung stehen, waren noch vor ein oder zwei Jahrzehnten undenkbar. Dennoch fehlt uns ein entscheidendes Element, um unsere Produktivität noch weiter zu steigern.

Was fehlt uns also?

Wir arbeiten effizienter dank unserer Office-Pakete. Wir können ein Foto bearbeiten oder einen 3D-Entwurf viel schneller als je zuvor erstellen. Und doch wissen wir oft nicht mehr, wo wir das wichtige Dokument gespeichert haben? 

Wenn wir mit einer Vielzahl von Softwareanwendungen arbeiten, speichern wir unsere Dokumente oft an zufälligen Orten und verwenden uneinheitliche Namen für unsere Dateien. Dies öffnet dem Chaos Tür und Tor, insbesondere in prozessorientierten Unternehmen.

Die heutige Produktivitätssoftware bietet nur dann optimale Produktivität und Zeitersparnis, wenn sie mit einem strukturierten Ansatz zur Speicherung und Organisation der Dokumente selbst kombiniert wird. Seltsamerweise wird dies in Unternehmen oft vernachlässigt.

Struktur als Lösung

Wenn wir jedoch damit beginnen, unsere digitale Arbeitsumgebung zu organisieren, machen wir sofort einen großen Schritt nach vorn. Auf diese Weise stellen wir nicht nur sicher, dass einzelne Benutzer so effizient wie möglich arbeiten können, sondern auch, dass Kollegen auf dieselben Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten können.

Indem wir ein solides Regelwerk dafür entwickeln, wie wir unsere Informationen zusammenführen, organisieren und innerhalb eines Unternehmens verfügbar machen, können wir die Nutzung unserer Produktivitätswerkzeuge noch weiter optimieren. Wir verschwenden weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder der Überprüfung, ob wir tatsächlich mit der neuesten Version arbeiten.

Optimieren mit ByondFiles

Bei ByondFiles gehen wir jedes Potenzial für Unordnung sofort an.  In der anfänglichen Implementierungsphase gehen wir die besten Praktiken für die Organisation von Dateien durch und beraten unsere Kunden, wie diese in ihrem eigenen Unternehmen angewendet werden können. Darüber hinaus können wir noch einen Schritt weiter gehen und Dossiervorlagen erstellen, die die Konsistenz im gesamten Unternehmen sicherstellen.

Durch die Definition von automatischen Benennungsregeln für Dateien sorgt ByondFiles für zusätzliche Ordnung in den Ordnern selbst. Das macht es noch einfacher, die benötigten Dokumente schnell zu finden.

Zusätzlich ermöglicht die Verwendung von Tags als Metadaten die mühelose Kennzeichnung von Informationen nach Themen, was die leistungsstarke Suchfunktion in ByondFiles weiter vereinfacht und beschleunigt. 

Dank der perfekten Integration in Office 365 nutzt ByondFiles alle Funktionalitäten von MS Office optimal aus.  Allerdings arbeiten wir jetzt auf einer viel gesünderen Grundlage, was die interne Organisation aller Informationen innerhalb des Unternehmens angeht. Noch nie war es so einfach, Informationen zu sammeln, zu organisieren und mit Kollegen zu teilen... im Büro oder unterwegs.

Wenn Sie einen Eindruck davon bekommen möchten, wie ByondFiles die Produktivität in Ihrem Unternehmen verbessern kann, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf und wir vereinbaren gerne einen unverbindlichen Termin für eine Demo.

06 September 2021