Wie schaffe ich Ordnung in meinen Dokumenten?

Im Jahr 2012 berichtete McKinsey, dass Mitarbeiter durchschnittlich 1,8 Stunden pro Tag mit dem Suchen und Sammeln von Informationen verlieren. Nach Angaben von Interact Source gehen 19,8 % der gesamten Arbeitszeit durch die Suche nach Dokumenten verloren. IDCdata beziffert die Zahl auf 2,5 Stunden pro Tag.

Im Jahr 2018 wurde eine umfassende Studie über US-Unternehmen und ihre Prozesse durchgeführt. Sie ergab, dass fast 40 % aller Mitarbeiter schlecht funktionierende Prozesse im Dokumentenmanagement ihres Unternehmens wahrnehmen. 50 % der Befragten hatten Probleme beim Auffinden von Dokumenten, 43 % hatten Probleme bei der Genehmigung und Freigabe von Dokumenten und jeder Dritte hatte Schwierigkeiten, die richtigen Versionen eines Dokuments zu finden.

Zeit ist Geld

Die Suche nach Dokumenten ist nicht nur für die Mitarbeiter frustrierend, sondern auch für die Unternehmen eine Zeitverschwendung. Ein schneller Zugriff auf Informationen ist die Grundlage für gute Entscheidungen. Ein Mangel an Informationen kann zu übereilten oder schlecht informierten Entscheidungen führen.

Verlorene Zeit kostet jedes Unternehmen Geld. Die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen verbringen, kann laut Diamond, Inc. im schlimmsten Fall 20 % ausmachen. Das bedeutet, dass einer von fünf Mitarbeitern einfach nicht zur Arbeit kommt, weil er an vergessenen Orten nach falsch benannten Dokumenten sucht.

Wie erleichtert ein DMS die geordnete Ablage von Dokumenten?

Daten kommen in einem kontinuierlichen Fluss, der nie aufhört. Die Art und Weise, wie Unternehmen heute damit umgehen, ist oft veraltet und unnatürlich. Es ist wichtig, darüber nachzudenken, wie man mehr Struktur in die Daten bringen kann, denn eine durchsuchbare Datenbank kann den Zeitaufwand für die Suche um 35 % reduzieren.

Alle Bemühungen sollten auf die Erledigung der Aufgabe ausgerichtet sein, nicht auf die Suche nach den benötigten Informationen. Eine erste Möglichkeit, die Suche nach Informationen zu erleichtern, ist eine einheitliche Namenskonvention.

Zentrale Verwaltung

Der erste Tipp für eine bessere Dokumentenverwaltung ist ein Selbstläufer. Speichern Sie alle Informationen in einem zentralen Tool. Nichts ist frustrierender, als eine ganze Kundenakte zu durchsuchen, nur um festzustellen, dass eine bestimmte Datei in einem E-Mail-Ordner gespeichert wurde. Die Zentralisierung von Informationen mag zwar eine Investition erfordern, aber die Zeitersparnis wiegt dies eindeutig auf.

Dateistruktur und Metadaten

Zunächst einmal ist es wichtig, für sich wiederholende Projekte identische Dateien zu erstellen. Es ist daher ratsam, hierfür Vorlagen zu verwenden.

Innerhalb dieser Ordnerstrukturvorlagen ist es auch ein guter Tipp, eine hierarchische Nummerierung zu verwenden. Wenn darüber hinaus Ordner auf allen Ebenen klare und eindeutige Namen erhalten, schafft dies Ordnung und Übersicht. Das kann eine Menge Zeit sparen.

Die Auffindbarkeit von Dateien, Ordnern oder Dokumenten wird auch mit Hilfe von Metadaten erhöht. Metadaten kann man sich wie ein Post-it vorstellen. Sie enthalten zusätzliche Informationen, die das Auffinden von Dateien oder Dossiers erleichtern. Von der Art und dem Status eines Projekts bis hin zu den beteiligten Personen oder dem Letztverantwortlichen.

Benennung und Metadaten

Einheitliche Benennungsregeln sind entscheidend. Eine gute Namenskonvention ist kurz und prägnant und vor allem allen Kollegen bekannt. Wichtige Informationen können sein:

• Datum: Verwenden Sie immer das Datum eines Dokuments im Namen. So lassen sie sich leicht chronologisch sortieren.
• Aktenzeichen oder Projektcode: Durch die Aufnahme dieser Informationen in den Dateinamen können alle Informationen, die zu einer bestimmten Datei gehören, zusammengeführt werden.
• Autor: In jedem Fall ist es nützlich zu wissen, wer ein bestimmtes Dokument verfasst hat. Die Autoren können immer weitere Informationen zu einem Dokument liefern.

Visuelle Übersicht

Die Suche nach einem bestimmten Dokument bedeutet oft ein mehrmaliges Öffnen, Anzeigen und Schließen von Dateien. Eine bequeme Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, alle Dokumente visuell darzustellen. Durch die Anzeige einer Vorschau oder eines Symbols eines Dokuments, eines Plans oder eines Bildes ist es viel leichter zu erkennen.

Wenn diese Richtlinien befolgt werden, kommt es nicht nur zu weniger Irritationen am Arbeitsplatz, sondern auch zu erheblichen Einsparungen. Entdecken Sie, was ByondFiles für Ihr Unternehmen tun kann.

10 Mai 2021