Het belang van goede projectfoto's

Het is geen geheim dat commerciële claims projectleiders overal ter wereld kopzorgen bezorgen. Talloze uren gaan verloren op zoek naar een e-mail of foto die de onschuld van een bedrijf kan bewijzen bij een vertraging of kwaliteitsprobleem. Het is belangrijk om qua informatie op één lijn te blijven met het team, om gemakkelijk de nodige informatie terug te vinden.

Foto’s zijn cruciaal bij het leiden van complexe projecten. Ze helpen veranderingen en vooruitgang vast te leggen op de locatie van een project, en verminderen de kans op claims na afloop van het project. Uiteindelijk kan door gebruik van afbeeldingen een beter eindproduct afgeleverd worden.

Het menselijke brein heeft maar 13 milliseconden nodig om een beeld te verwerken. Dat is letterlijk een fractie van een seconde. Het is daarom dus belangrijk dat in communicatie met het team ook visuele elementen aan bod komen. Duidelijke afbeeldingen kunnen veel sneller en duidelijker een boodschap overbrengen dan een uitgebreide beschrijving.

Een beeld zegt meer dan duizend woorden

Onze hersenen kunnen beeldmateriaal op een ongelofelijke snelheid verwerken. Men schat dat beelden informatie 60 000 keer sneller kunnen overbrengen dan tekst. In een experiment van Ruth Clark en Richard Mayer zien we dat het combineren van tekstuele instructies met een grafische voorstelling de prestaties op een test verbeterde met 89% (mediaan). Deelnemers die geen beelden kregen bij de opdracht scoorden gemiddeld 40% juiste antwoorden, een score die verhoogde tot 65% wanneer de opdracht werd gecombineerd met afbeeldingen.

Onze ogen kunnen zelfs tot 36 000 visuele boodschappen per uur registreren. Kortom leren we dat visuals foto’s veel meer informatie, veel sneller overbrengen.

Veelvoorkomende problemen

Wegens bovenstaande redenen worden foto’s en video’s vaak gebruikt bij projecten. Ze gebruiken voor documentatie is dus geen nieuw idee, maar ze efficiënt gebruiken is vaak het probleem. Vandaag laten veel bedrijven sporadisch beelden vastleggen door personeel, of komt soms een fotograaf een volledig project in beeld brengen. Er zijn echter vaak problemen die hierbij opduiken in een later stadium.

Foto's verdwijnen in filmrol, komen pas later terug bovendrijven

Een eerste probleem is dat de beelden niet altijd beschikbaar zijn voor het team, waardoor ze ook niet bruikbaar zijn in het project. Vaak blijven vastgelegde situaties steken in de filmrol of op de harde schijf. Men laadt deze beelden bijvoorbeeld slechts éénmaal per week op. Tijdens de wachtperiode van een aantal dagen of zelfs een week, is de kans groot dat de toenmalige situatie niet meer relevant is. Het is cruciaal dat beelden up-to-date zijn om een project waarheidsgetrouw weer te geven.

Foto's gaan verloren bij communicatie (Whatsapp/Mail)

Als beeldmateriaal toch wordt gedeeld, zijn Whatsapp of mail de gangbare communicatiemiddelen. Hoewel het misschien het beste lijkt om snel een foto te maken en deze snel meteen via e-mail te verzenden, is dit een inefficiënte methode om foto’s te verspreiden. 

E-mail is geen handige tool om mobiel (onderweg) te gebruiken, wat al een nadeel kan zijn. Als de e-mail überhaupt doorgaat, missen afbeeldingen meestal de soort juiste context en detail die nodig zijn om een volledig beeld te vormen. Bovendien is een mailbox quasi altijd persoonlijk. Dit wil zeggen dat niemand van het team toegang geeft tot de beelden die een collega verstuurde.

Foto's worden opgeslagen zonder context, naam of toegevoegde informatie

Het is niet omdat beelden meer informatie kunnen overbrengen dat er geen context rond een afbeelding of video moet voorzien moet worden. De haast van een fotoshoot, of een gebrek aan inzicht in de bijzonderheden van het project, betekent dat de fotograaf vaak niet de details kan vastleggen die teams zo hard nodig hebben.

Foto's zijn niet toegankelijk

Een probleem dat we reeds aanhaalden over mailfolders gaat nog verder in bedrijven. Foto's raken gemakkelijk ongeorganiseerd en belanden in verschillende mappen en submappen op verschillende servers, waardoor ze moeilijk vindbaar zijn. Daarnaast zijn foto's op een server of harde schijf, meestal niet toegankelijk voor mensen in het veld.

Visuele documentatie is enkel bruikbaar als iedereen er gebruik van kan maken. Zowel op kantoor als onderweg, zonder problemen en zonder hulp nodig te hebben van IT’er of manager. 

Wanneer dit het geval is, kunnen foto’s een hoge toegevoegde waarde betekenen voor een project, en de besluitvorming en gegevensverzameling verbeteren. Een constante stroom van beelden van en naar de projectlocatie is meer dan ooit essentieel, aangezien het niet altijd meer mogelijk is op kantoor te werken en personeel zich steeds vaker op locatie bevindt.

Voor elk probleem een oplossing

Graag leggen we uit hoe een team heel gemakkelijk bovenstaande problemen vermijdt.

Eén locatie, toegankelijk voor iedereen

Gebruik een centrale tool in de cloud om beelden op te slaan. Hierdoor heeft iedereen van het team toegang tot de beelden van een project. Mailen en appen van foto’s kan zo volledig vermeden worden. 

Foto’s kunnen rechtstreeks opgeslagen worden in het dossier waar ze thuishoren. Door een tool te kiezen die geïntegreerd is met de camera van smartphones of tablets worden zelfs private en professionele foto’s gescheiden gehouden, en gaat er geen tijd meer verloren door het transporteren van foto’s over verschillende dragers.

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van één locatie, is het ook eenvoudiger beelden terug te vinden.

Metadata en context

Een vaakvoorkomend probleem bij afbeeldingen is vindbaarheid, zoals reeds aangehaald. Daarom is het belangrijk je foto’s te benoemen. Een foto terugvinden met nietszeggende titel (IMG_1234.jpg) is praktisch onmogelijk. Met een cloudgebaseerde tool (bv. ByondFiles) spelen foto’s niet alleen een rol bij het documenteren van een project, maar worden deze een cruciaal element in de communicatie binnen het team.

Door altijd metadata toe te voegen aan afbeeldingen, zoals datum, locatie, auteur... kan een beeld veel sneller teruggevonden worden.

Betere projectfoto's met ByondFiles

Over het algemeen zijn foto's van onschatbare waarde voor een project. Zelfs duizend woorden kunnen niet nauwkeurig een beeld weergeven dat gebruikmaakt van ons belangrijkste zintuig - terwijl een foto dat zo handig doet. Met de bovenstaande zaken in gedachten, gaat dit zelfs gemakkelijk. Wil jij ook efficiënter werken? Neem gerust contact met ons op en we laten je graag zien hoe je het maximale uit je beeldmateriaal haalt.

09 June 2021