Astuces pour gérer votre boîte de réception

Dans un article de Forbes de 2017, on apprend que les employés de bureau reçoivent en moyenne environ 200 messages par jour, dont 144 ne sont pas pertinents. Par conséquent, ils passent deux heures et demie à lire et à répondre à ces courriels. On parle de 2017. Entre-temps, nous sommes en 2021 et ces chiffres ont encore augmenté. Heureusement, il existe des hacks d'emails astucieux qui nous permettent de ne plus nous sentir submergés et d'utiliser notre temps plus judicieusement. Découvrez nos astuces ici.

Comment en est-on arrivé à cette surcharge d'e-mails ?

L'adoption massive du courrier électronique dans les années 1990 a véritablement transformé le lieu de travail. Chacun pouvait désormais se joindre à tout moment de la journée, d'un simple clic. Cependant, les courriels ont également apporté avec eux une série de nouvelles obligations et attentes. Les courriels doivent être lus et probablement aussi faire l'objet d'une réponse. Les employés qui, auparavant, n'avaient à se soucier que de leur travail, d'une réunion ou d'un appel téléphonique, étaient désormais soudainement confrontés aux courriels. La nature instantanée du courrier électronique a ajouté un élément de chaos dans nos journées de travail.

Recevoir des courriels n'est pas en soi très éprouvant, mais nous nous sentons souvent obligés de les ouvrir et d'y répondre le plus rapidement possible. Et, chaque fois que nous recevons un nouvel e-mail, nous ressentons une petite récompense sous la forme d'un shoot de dopamine.

En un rien de temps, le trafic d'e-mails a explosé et nous nous retrouvons quotidiennement inondés d'e-mails. La pandémie a encore aggravé la situation lorsque de nombreux employés de bureau ont commencé à travailler à domicile. Non seulement nous perdons un temps précieux à traiter un flot ininterrompu d'e-mails, mais nous finissons par être constamment distraits, ce qui nous empêche de nous concentrer sur les tâches les plus importantes.

Pouvons-nous réduire le nombre d'e-mails ?

Malheureusement, il est difficile de réduire le flux d'e-mails entrants (sans une politique d'entreprise forte), mais avec quelques tactiques astucieuses, nous pouvons traiter les e-mails plus efficacement et les rendre moins distrayants.

L'un des auteurs les plus populaires à avoir abordé ce problème est probablement Merlin Mann, connu pour son blog de productivité 43 Folders. Le concept de son Inbox Zero est devenu très populaire en 2007, lorsque sa présentation au siège de Google s'est retrouvée sur Youtube. Cependant, Merlin s'est à son tour fortement inspiré de la méthodologie Getting Things Done de David Allen.

Quelques astuces personnelles

Il existe une théorie classique de la productivité selon laquelle un employé de bureau ne doit jamais toucher une feuille de papier plus d'une fois. Il faut lire le document une fois, puis en faire quelque chose. C'est sur la base de cette théorie que Mann a conçu sa méthode pour traiter plus efficacement les courriers électroniques.

Vous lisez chaque courriel entrant une fois. En fonction du contenu de l'e-mail et des attentes placées en vous, vous avez le choix entre 5 actions :

• Supprimer ou archiver : vous avez lu et compris l'information et aucune autre action n'est requise.
• Déléguer : vous ne pouvez pas (ou ne voulez pas) effectuer l'action demandée, vous déléguez donc la tâche à quelqu'un d'autre.
• Répondre : si la réaction prend moins de 2 minutes de votre temps, répondez immédiatement.
• Faire : si l'action demandée prend moins de 2 minutes, effectuez-la immédiatement.
• Différer : si l'action demandée prend plus de 2 minutes, planifiez alors un moment dans votre calendrier où vous pourrez effectuer l'action ou répondre à l'e-mail.

Selon Mann, toute personne qui applique cette stratégie au quotidien devrait parvenir à vider sa boîte de réception. Il a appelé cette stratégie "Inbox Zero".

Participez à la solution

Afin de réduire le nombre d'e-mails dans un environnement d'entreprise, essayez de faire partie de la solution... et non du problème. Ainsi, pour chaque courrier que vous envoyez, posez-vous les questions suivantes :

• Cela vaut-il vraiment la peine d'envoyer un courriel ?
• Ne peut-on pas en discuter plus rapidement en face à face ou au téléphone ?
• Dois-je envoyer la réponse à tous les destinataires initiaux ou seulement à certains d'entre eux ?
• Les collègues doivent-ils (tous) être en CC ?

En agissant ainsi, beaucoup moins d'e-mails quitteront votre boîte aux lettres et, espérons-le, vous en recevrez moins en retour.

Une solution venue d'en haut

Outre les astuces susmentionnées, plusieurs experts en productivité (comme Tim Ferriss) préconisent également de n'ouvrir sa boîte aux lettres que deux fois par jour. De cette façon, vous pouvez traiter vos courriels à des heures fixes et éviter les distractions continuelles. Mais une telle approche doit être soutenue au niveau de l'entreprise.

On attend souvent des employés qu'ils répondent immédiatement à leurs e-mails. Cela peut être avantageux pour les supérieurs hiérarchiques eux-mêmes, mais rarement pour les collègues qui s'efforcent d'éteindre un énième incendie. Une attitude désinvolte à l'égard du courrier électronique provoque trop d'interruptions, qui nous empêchent finalement de faire un travail plus approfondi.

La surcharge d'e-mails ne peut donc être véritablement combattue que si les entreprises établissent des directives claires en la matière et si les individus développent une routine efficace pour traiter leur boîte de réception.

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06 août 2021