Comment créer de l'ordre dans mes documents ?

En 2012, McKinsey a indiqué qu'une moyenne de 1,8 heure par jour se retrouve gaspillée par les employés qui cherchent et rassemblent des informations. Selon Interact Source, 19,8 % du temps total est perdu en raison de la recherche de documents. IDCdata avance le chiffre de 2,5 heures par jour.

En 2018, une étude complète a été menée sur les entreprises américaines et leurs processus. Elle a révélé que près de 40 % de tous les employés ont remarqué des processus de gestion des documents qui fonctionnaient mal au sein de leur organisation. 50 % des personnes interrogées ont eu des problèmes pour trouver des documents, 43 % pour approuver et partager des documents tandis qu'une personne sur trois a eu des difficultés à trouver les bonnes versions d'un document.

Le temps, c'est de l'argent

La recherche de documents n'est pas seulement frustrante pour les employés, c'est aussi une perte de temps pour les entreprises. L'accès rapide aux informations est la base des bonnes décisions. Un manque d'informations peut conduire à des décisions hâtives ou mal informées.

Le temps perdu coûte de l'argent aux entreprises. Le temps passé par les employés à rechercher des informations peut, au pire, s'élever à 20 % selon Diamond, Inc. Cela signifie qu'un employé sur cinq n'arrive tout simplement pas à travailler, car il cherche des documents mal nommés dans des endroits oubliés.

Comment une SMN facilite-t-elle le stockage ordonné des documents ?

Les données arrivent dans un flux continu qui ne s'arrête jamais. La façon dont les entreprises traitent ces données aujourd'hui est souvent dépassée et peu naturelle. Il est important de réfléchir à la manière de structurer davantage les données, car une base de données consultable peut réduire de 35 % le temps consacré à la recherche.

Tous les efforts doivent porter sur l'accomplissement de la tâche, et non sur la recherche des informations nécessaires. Une première façon de faciliter la recherche d'informations est d'adopter une convention de dénomination uniforme.

Administration centrale

Le premier conseil pour une meilleure gestion des documents est une évidence. Stockez toutes les informations dans un outil central. Rien n'est plus frustrant que de chercher dans tout un dossier client pour découvrir qu'un fichier particulier était stocké dans un dossier de messagerie. Centraliser les informations peut nécessiter un investissement, mais le gain de temps en vaut évidemment la chandelle.

Structure des fichiers et métadonnées

Tout d'abord, il est important de créer des fichiers identiques pour les projets répétitifs. Il est donc conseillé d'utiliser des modèles pour cela.

Dans ces modèles de structure de dossiers, il est également judicieux d'utiliser une numérotation hiérarchique. En outre, si les dossiers de tous les niveaux reçoivent des noms clairs et uniques, cela crée un ordre et une vue d'ensemble. Cela peut permettre un gain de temps considérable.

Les métadonnées permettent également de trouver plus facilement les fichiers, dossiers ou documents. Les métadonnées peuvent être considérées comme des post-it. Elles contiennent des informations supplémentaires qui facilitent la recherche de fichiers ou de dossiers. Il peut s'agir du type et du statut d'un projet, des personnes impliquées ou du responsable final.

Dénomination et métadonnées

Des règles de dénomination uniformes sont essentielles. Une bonne convention de dénomination est courte et précise, et surtout, elle est connue de tous les collègues. Les informations importantes peuvent être les suivantes :

• Date : Inscrivez toujours la date d'un document dans son nom. Cela permet de les classer facilement par ordre chronologique.
• Numéro de dossier ou code de projet : En incluant cette information dans le nom du fichier, toutes les informations appartenant à un certain fichier peuvent être rassemblées.
• Auteur : Dans tous les cas, il est toujours utile de savoir qui est l'auteur d'un document particulier. Les auteurs seront toujours en mesure de fournir plus d'informations en rapport avec un document.

Aperçu visuel

La recherche d'un document particulier se résume souvent à ouvrir, visualiser et fermer des fichiers à de nombreuses reprises. Un moyen pratique d'éviter cela est de présenter visuellement tous les documents. En affichant un aperçu ou une icône d'un document, d'un plan ou d'une image, il est beaucoup plus facile de le reconnaître.

Si ces directives sont suivies, il y aura non seulement moins d'irritation sur le lieu de travail, mais aussi des économies considérables. Découvrez ce que ByondFiles peut faire pour votre entreprise.

10 mai 2021