Metadata

Met metadatasets worden kwantitatieve gegevens van een document gekoppeld aan de louter tekstuele inhoud ervan. Uiteindelijk is een lease contract een PDF document met daarin kwantitatieve gegevens zoals bv een huurprijs, een geldigheidsdatum, een offerte bedrag.

Door deze gegevens in een metadataset van het document op te slaan hebben we een bijkomende klassificatie en kunnen sets van documenten bewerkt worden op basis van bepaalde criteria.

Het up to date houden van metadata kan uiteraard handmatig maar even goed door een extern systeem via API calls.

Een documenttype (bv onderhoudscontract) geeft aanleiding tot een reeks gegevensvelden (bv contractprijs, startdatum, gegevens klant).

Door een document (bv PDF van een ondertekend onderhoudscontract) te koppelen aan het documenttype onderhoudscontract, hebben we alle info mbt dat onderhoudscontract beschikbaar.

Een selectie maken van alle onderhoudscontracten die vervallen op een bepaalde datum is dan mogelijk. Op deze selectie kan dan een taak (bv hernieuwen) of tag gezet worden.

Metadatavelden kunnen via placeholders gelinkt zijn aan de tekst in het document. Een wijziging in de metadatavelden wordt dan opgenomen in de tekst.