Werk efficiënt samen dankzij een goede naamgeving van documenten

Namen van digitale documenten lopen vaak sterk uiteen. Verschillende versies en verschillende personen die aan hetzelfde document werken zorgen voor onduidelijkheden. Het resultaat? U heeft geen overzicht meer op de documenten en het is moeilijk om ze terug te vinden. Het aanleggen van een goed en duidelijk digitaal archief is daarom van groot belang. Digitaal opruimen begint met duidelijke naamgeving. Ontdek onze tool voor naamgeving.

Naamgeving van digitale documenten

Effectief informatiemanagement begint bij een vaste basis: duidelijke afspraken rondom de naamgeving van documenten. Duidelijke namen zijn voor iedereen begrijpelijk en het zorgt ervoor dat u zonder problemen documenten kunt terughalen. Zolang deze methode consistent is en een duidelijke omschrijving vormt van de inhoud, ontstaat een overzichtelijk archief waarin op elk moment essentiële informatie kan worden teruggevonden.

Met een vaste methode voor naamgeving kunt u de inhoud van een document achterhalen zonder het te openen. Zelfs wanneer alle bestanden in één gezamenlijke map staan, blijft het met een consistente naamgevingsmethode netjes en overzichtelijk.

Hoe een methode samenstellen

Hoe stelt u een eigen methode samen voor het benoemen van documenten? Of het nu gaat om uw persoonlijke administratie of die van een hele organisatie: er zijn een aantal richtlijnen voor het samenstellen van een eigen, effectieve naamgeving.

Allereerst is het belangrijk dat de samenstelling van bestandsnamen logisch is voor u en andere medewerkers. Welke elementen zijn belangrijk om te benoemen in een naam en in welke volgorde? Welke informatie is van belang en zorgt voor genoeg onderscheid tussen de verschillende documenten? Dit zijn vragen die u uzelf kunt stellen wanneer u naamgeving afspraken opstelt.

Een goede manier van het opslaan van documenten kan jarenlang zorgen voor een stabiele archivering. Zorg daarom dat de methode zo nodig tientallen jaren mee kan gaan, ook wanneer uzelf de organisatie misschien al heeft verlaten. Wanneer ook collega’s na u de documenten nog kunnen vinden, is de naamgevingsmethode toekomstbestendig en passend voor de organisatie.

Nuttige tips voor een efficiënte naamgeving

• Het toevoegen van een datum aan het begin van de bestandsnamen is een eenvoudige maar doeltreffende manier om te zorgen voor een eerste vorm van categorisatie. Wanneer bij ieder document de naam begint met YYYYMMDD of YYYY_MM_DD, jaar maand dag, dan wordt het direct duidelijk wanneer het document is aangemaakt. Deze volgorde bij de datum zorgt ervoor dat het systeem vanzelf alles chronologisch sorteert.
• Een methode van naamgeving werkt pas goed als het is toegespitst op wat u nodig heeft. Wil u snel het werk van een collega herkennen? Dan kan u de initialen gebruiken. Werkt uw bedrijf op projectbasis? Dan wordt er waarschijnlijk vaak gezocht op projectnaam of -nummer. Vermeld deze gegevens dan ook aan het begin van de documentnaam.
• Hetzelfde geldt voor het vermelden van andere relevante componenten zoals de naam van de organisatie, het type document, de taal, of de inhoud.
• Om verschillende versies van hetzelfde document op te slaan kunt u gebruik maken van versies door het vermelden van v1, v2, v3 enzovoort. De naam van het document blijft verder hetzelfde en u voegt enkel een nieuw versienummer toe.

Korte documentnamen: zorg voor duidelijkheid!

Verder is het belangrijk om de naam van een document niet te lang te maken om eventuele problemen met software te voorkomen. Gebruik veelvoorkomende afkortingen en vermijd speciale tekens. Het toevoegen van korte streepjes, gebruik van hoofdletters en underscores/lage streepjes zijn geen probleem.

In totaal wordt de naamgeving dan bijvoorbeeld: [YYMMDD]_[Initialen]_[Project]_[Omschrijving]_[Versie] zoals dit voorbeeld: 210631_HVB_ProjectZ_initiatief_v1.pdf

Laat uw archivering voor u werken

Bovenstaande voorbeelden en richtlijnen vormen samen een goede basis voor een efficiënte en duidelijke naamgeving van digitale documenten. Er is alleen één nadeel: er wordt van alle gebruikers verwacht dat hij of zij bekend is met deze regels en zich eraan houdt. Zelfs het kleinste verschil in het gebruik van een afkorting of een typefout zorgt ervoor dat er ruis en onduidelijkheid ontstaat. Gelukkig is er een eenvoudige manier om dit te voorkomen.

ByondFiles heeft immers een innovatieve oplossing voor de naamgeving van documenten binnen organisaties. Bij het opzetten van onze applicatie worden de dossierstructuren en naamgeving vastgelegd. Dit wordt vervolgens toegepast op alle documenten voor een uniforme naamgeving binnen de gehele organisatie. Bovendien zijn documenten in ByondFiles supersnel herkenbaar door middel van duidelijke pictogrammen in hoge resolutie.

Zo blijft uw digitale werkomgeving overzichtelijk en hoeft u zich geen zorgen te maken over het terugvinden van documenten. Wilt u meer informatie over ByondFiles of vraagt u graag een gratis demonstratie aan? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!

28 juli 2021