Workflow ondersteuning
Uniforme dossiers vallen meestal samen met uniforme bedrijfsprocessen die door teams op deze dossiers dienen uitgevoerd te worden. Deze bedrijfsprocessen bestaan meestal uit dezelfde deeltaken die men wenst op te volgen.
Sjablonen van takenlijsten
Om deze taken te ontwikkelde ByondFiles een takenbeheer. De basis van het takenbeheer zijn sjablonen van takenlijsten. Eenmalig kan een sjabloon van een takenlijst worden opgesteld. In een sjabloon voor een takenlijst kunnen volgende zaken worden vastgelegd
- Volgorde van de deeltaken en de omschrijving ervan;
- Toekennen (optioneel) van een taak aan een medewerker.
- Bepalen of de takenlijst sequentieel of parallel wordt toegekend.
Een takenlijst op een dossier of een document plaatsen
Na selectie van het dossier kan een takenlijst sjabloon gekozen worden. Hier kan de takenlijst definitief ingesteld worden. Alsnog kunnen volgorde, personen of due dates gewijzigd en/of ingesteld worden.
Verwerken taken
Elke gebruiker heeft onmiddellijk toegang tot de inbox met de aan hem/haar toegewezen taken. Bij het selecteren van een taak wordt het document of dossier getoond met een verwerkingsscherm met groene of rode knop.
Afwerken van de taak gebeurt met de groene knop. Met de rode knop wordt een takenlijst tijdelijk gestopt en wordt een reden opgegeven.
Door kleurindicatie zien gebruikers welke taken tegen of over due date komen.
Takenoverzicht en opvolging
Opdrachtgevers van takenlijsten beschikken over een overzichtsscherm dat onmiddellijk de status van de diverse uitgedeelde takenlijsten weergeven. Voortgang in het proces, due dates, etc. zijn onmiddellijk zichtbaar.
Ook wie 'leeft' in Outlook werkt in Byondfiles
Emails nu en over een aantal jaren ook in een dossier beschikbaar hebbenMeer en meer zijn emails en bijlagen documenten die gelijkwaardig zijn aan en even groot belang hebben als alle andere documenten in een dossier. Ze horen volgens ons thuis in een dossier en moeten snel en eenvoudig teruggevonden, ook jaren na afsluiting van een dossier.
Mail en bijlagen opslaan
Bij het binnenkomen van een mail helpt ByondFiles deze snel in het dossier op te slaan door reeds in Outlook het juiste dossier voor te stellen. Navigeren en klikken in de bestandsstructuur is veel minder nodig.
Maak je digitale werkruimte overzichtelijk en krijg meer gedaan...
Met ByondFiles win je tijd en staat alles op orde. Boek een demo en ontdek het zelf.
