Tipps für die Verwaltung Ihrer Mailbox

Aus einem Forbes-Artikel aus dem Jahr 2017 erfahren wir, dass Büroangestellte im Durchschnitt etwa 200 Nachrichten pro Tag erhalten, von denen 144 irrelevant sind. Infolgedessen verbringen sie zweieinhalb Stunden mit dem Lesen und Beantworten dieser Mails. Das war im Jahr 2017. Inzwischen schreiben wir das Jahr 2021 und diese Zahlen sind noch weiter gestiegen. Zum Glück gibt es einige clevere E-Mail-Hacks, die es uns ermöglichen, uns nicht mehr überfordert zu fühlen und unsere Zeit sinnvoller zu nutzen. Entdecken Sie hier unsere Tipps.

Wie ist es zu dieser E-Mail-Überlastung gekommen?

Die massenhafte Einführung von E-Mail in den 1990er Jahren hat die Arbeitswelt grundlegend verändert. Jeder konnte nun zu jeder Tageszeit mit nur einem Mausklick mit jedem anderen in Kontakt treten. Allerdings brachten E-Mails auch eine Reihe neuer Verpflichtungen und Erwartungen mit sich. E-Mails müssen gelesen und wahrscheinlich auch beantwortet werden. Mitarbeiter, die sich bisher nur um ihre Arbeit, eine Besprechung oder einen Anruf kümmern mussten, wurden nun plötzlich mit E-Mails konfrontiert. Die Unmittelbarkeit der E-Mail hat ein Element des Chaos in unseren Arbeitsalltag gebracht.

Der Empfang von E-Mails an sich ist nicht so anstrengend, aber wir fühlen uns oft verpflichtet, sie so schnell wie möglich zu öffnen und zu beantworten. Und jedes Mal, wenn wir eine neue E-Mail erhalten, fühlen wir eine kleine Belohnung in Form eines Dopaminschubs.

In kürzester Zeit ist der E-Mail-Verkehr explodiert und wir werden täglich mit E-Mails überschwemmt. Die Pandemie hat die Situation noch verschlimmert, als viele Büroangestellte begannen, von zu Hause aus zu arbeiten. Wir verschwenden nicht nur wertvolle Zeit mit der Bearbeitung eines endlosen Stroms von E-Mails, sondern werden auch ständig abgelenkt, so dass wir uns nicht mehr auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.

Können wir E-Mails reduzieren?

Leider ist es schwierig, die Flut eingehender E-Mails zu reduzieren (ohne strenge Unternehmensrichtlinien), aber mit einigen cleveren Taktiken können wir E-Mails effektiver handhaben und sie weniger ablenkend gestalten.

Einer der bekanntesten Autoren, die sich mit diesem Problem befasst haben, ist wahrscheinlich Merlin Mann, der für seinen Blog 43 Folders bekannt ist.  Das Konzept seiner Inbox Zero wurde 2007 sehr populär, als seine Präsentation im Google-Hauptquartier auf Youtube landete.  Merlin wurde jedoch seinerseits stark von David Allens Getting Things Done-Methode inspiriert.

Einige persönliche Hacks

Es gibt eine klassische Produktivitätstheorie, nach der ein Büroangestellter ein Blatt Papier nie mehr als einmal anfassen sollte. Man sollte das Papier einmal lesen und dann etwas damit machen. Auf der Grundlage dieser Theorie hat Mann seine Methode zur effizienteren Bearbeitung von E-Mails entwickelt.

Sie lesen jede eingehende E-Mail einmal. Je nach Inhalt der E-Mail und den Erwartungen, die an Sie gestellt werden, haben Sie 5 Aktionen zur Auswahl:

• Löschen oder archivieren: Sie haben die Informationen gelesen und verstanden, und es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.
• Delegieren: Sie können (oder wollen) die angeforderte Aktion nicht durchführen und delegieren die Aufgabe an eine andere Person
• Reagieren: Wenn die Reaktion weniger als 2 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt, reagieren Sie sofort.
• Ausführen: Wenn die verlangte Handlung weniger als 2 Minuten dauert, führen Sie sie sofort aus.
• Aufschieben: Wird die Erledigung der Aufgabe mehr als 2 Minuten in Anspruch nehmen? Planen Sie dann einen Zeitpunkt in Ihrem Kalender ein, an dem Sie die Aktion durchführen oder auf die E-Mail antworten können.

Laut Mann sollte jeder, der diese Strategie täglich anwendet, einen leeren Posteingang erreichen. Er nannte diese Strategie Inbox Zero.

Seien Sie Teil der Lösung

Um die Anzahl der E-Mails in einem Unternehmen zu reduzieren, sollten Sie versuchen, Teil der Lösung zu sein... und nicht das Problem. Stellen Sie sich also bei jeder E-Mail, die Sie versenden, die folgenden Fragen:

• Lohnt es sich wirklich, eine E-Mail zu versenden?
• Lässt sich das Problem nicht schneller in einem persönlichen Gespräch oder am Telefon lösen?
• Soll ich die Antwort an alle ursprünglichen Empfänger schicken oder nur an einige von ihnen?
• Müssen (alle) Kollegen in CC stehen?

Auf diese Weise verlassen viel weniger E-Mails Ihren Posteingang und Sie erhalten hoffentlich auch weniger zurück.

Eine Lösung von weiter oben

Zusätzlich zu den oben genannten Tipps empfehlen mehrere Produktivitätsexperten (z. B. Tim Ferriss), Ihr Postfach nur zweimal am Tag zu öffnen. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mails zu festen Zeiten bearbeiten und ständige Ablenkungen vermeiden. Ein solcher Ansatz muss jedoch auf Unternehmensebene unterstützt werden.

Von Mitarbeitern wird oft erwartet, dass sie ihre E-Mails sofort beantworten. Das mag für die Vorgesetzten selbst von Vorteil sein, aber selten für die Mitarbeiter, die sich abmühen, ein weiteres Feuer zu löschen. Ein lässiger Umgang mit E-Mails führt zu vielen Unterbrechungen, die uns letztlich daran hindern, intensivere Arbeit zu leisten.

Die E-Mail-Überlastung kann daher nur dann wirklich bekämpft werden, wenn Unternehmen klare E-Mail-Richtlinien aufstellen und der Einzelne eine effektive Routine für die Bearbeitung seines Posteingangs entwickelt.

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06 August 2021