Warum kostenloser Cloud-Speicher nicht immer ein so gutes Geschäft ist.

Heutzutage ist Online-Speicher mit Tools wie Google Drive, Dropbox und OneDrive relativ günstig. Während es 1960 noch 2 Millionen Dollar gekostet hat, ein GB zu speichern, ist es heute praktisch kostenlos, all Ihre Dateien sicher in der Cloud zu speichern. Das ist natürlich praktisch, wenn Ihre Festplatte ausfällt, Ihr Laptop gestohlen wird oder Ihr lokaler Server gehackt wird. Alles ist online verfügbar und kann durch Synchronisierung auch offline auf Ihrem eigenen Gerät genutzt werden. Aber es gibt auch einen Nachteil...

Wann wird billig zu teuer?

Trotz aller Vorteile von Cloud-Speicherdiensten gibt es immer noch einige Tücken. Vor allem, wenn sie in einem professionellen Umfeld eingesetzt werden.

Weniger Struktur, mehr Chaos

Wenn wir billige Online-Cloud-Speicher verwenden, nutzen wir sie wahrscheinlich nicht sehr bewusst. Wir speichern alles Mögliche, ohne die Dokumente und Dateien, die wir hochladen, richtig zu organisieren. Wir werden schnell zu digitalen Hamstern... "nur für den Fall", dass wir dieses beliebige Dokument irgendwann wieder brauchen.

Wir beobachten auch, dass es in Arbeitsumgebungen, in denen jeder Mitarbeiter Zugang zu Cloud-Speichern hat, nur selten Anleitungen für die Erstellung und Struktur von Ordnern und Unterordnern gibt. Die Benutzer haben ihre eigenen Cloud-Speicherorte, die lokal mit einem Laptop oder Computer synchronisiert werden. Häufig werden dort Dateien für den individuellen Gebrauch gespeichert, während sie sich idealerweise in relevanten Projektordnern befinden sollten, auf die die Mitarbeiter Zugriff haben.

Wenn wir uns selbst überlassen sind, verfallen wir schnell dazu, unsere Daten wahllos zu speichern, was uns das Zitat von Zack Pennington in Erinnerung ruft: "Der einzige Unterschied zwischen Hortern und Sammlern ist die Organisation".

Synchronisieren oder nicht synchronisieren?

Viele Cloud-Speicherdienste bieten auch die Möglichkeit, die Online-Ordner mit Ihrer lokalen Festplatte zu synchronisieren. So können die Nutzer direkt im Datei-Explorer mit diesen Dateien arbeiten, während alle Änderungen online aktualisiert werden. Das ist natürlich sehr praktisch, kann aber auch einige Probleme verursachen.

Wenn Sie alle Ihre Dateien lokal speichern möchten, werden Sie bald feststellen, dass die Speicherkapazität Ihres Laptops oder Desktops möglicherweise nicht ausreicht.  Außerdem kann die Synchronisierung von großen Dateien - oder einer großen Anzahl von Dateien - sehr langsam sein. Sie können sich vorstellen, dass, wenn Ihr Desktop-PC bereits damit zu kämpfen hat, Ihr Smartphone und Ihr Tablet wahrscheinlich keine Chance haben.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung für dieses Problem der lokalen Speicherkapazität. Bei den meisten Cloud-Speicherplattformen können die Nutzer wählen, welche Ordner sie lokal synchronisieren - und verfügbar machen - und auf welche Ordner sie nur online zugreifen möchten. Damit wird leider ein weiteres Problem eingeführt, nämlich die Tatsache, dass man sich zwischen einer Reihe von Projekten, Kunden und Ordnern entscheiden muss. Dies mag auf individueller Ebene leicht machbar sein, aber innerhalb eines Unternehmens kann dies bedeuten, dass nicht alle Dokumente optimal synchronisiert werden.  Stellen Sie sich vor, zwei Kollegen arbeiten an demselben Dokument oder benötigen Daten, die in dieses Dokument eingebettet sind. Wenn sie nicht beide dieses spezielle Dokument synchronisieren, arbeiten sie am Ende vielleicht mit völlig unterschiedlichen Dokumentversionen.

Übrigens: Synchronisieren heißt synchronisieren! Wenn Sie ein Dokument auf Ihrem eigenen Gerät löschen, wird es auch in der Cloud gelöscht. Dieses Konzept stiftet bei vielen Nutzern noch immer große Verwirrung und hat schon häufig dazu geführt, dass wichtige Dateien versehentlich gelöscht wurden. Darüber hinaus gibt es kaum einen Überblick darüber, wer was herunterlädt und lokal speichert. Infolgedessen besteht die Gefahr, dass ausscheidende Mitarbeiter vertrauliche Dateien mitnehmen, insbesondere in Unternehmen, die eine Bring Your Own Device (BYOD)-Politik umsetzen.

Trennung zwischen Privatem und Beruflichem

Benutzen Sie Ihren Arbeitslaptop auch zu Hause? Wenn Sie Ihre persönlichen Dateien mit demselben Cloud-Speicherdienst verwalten, in dem auch Ihre Arbeitsdateien gespeichert sind, werden Sie zwangsläufig auf Schwierigkeiten stoßen.

Begrenzte Suchoptionen

Abgesehen von Google Drive sind die Suchfunktionen anderer Cloud-Speicherdienste alles andere als beeindruckend. Außerdem können Sie Ihre Dokumente nicht mithilfe von Tags oder Metadaten nach einem bestimmten Thema sortieren, was das schnelle Auffinden der richtigen Dateien erschwert.

Keine Möglichkeit zum Speichern und Freigeben von E-Mails

Bei Cloud-Speicherlösungen ist es einfach, Dateien für andere Nutzer freizugeben, während die Integration mit Ihrem Office-Paket meist nur bis zu einem bestimmten Punkt möglich ist. E-Mails bleiben dabei leider oft auf der Strecke, ebenso wie ihre Anhänge. So kann es passieren, dass wir unsere Mailbox fälschlicherweise als Speicherplatz nutzen.

ByondFiles bietet die Lösung

ByondFiles bietet nicht nur die wesentlichen Funktionalitäten einer Cloud-Speicherplattform, sondern liefert eine komplette Produktivitätslösung, die es Unternehmen ermöglicht, Informationen effizient zu sammeln, zu organisieren und zu teilen. Die methodisch strukturierten Daten stehen allen Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung, egal wo sie sich befinden (im Büro oder unterwegs) und welches Gerät sie benutzen.

Die Informationen sind optimal in digitalen Dossiers gruppiert und durch die Verwendung von Dossiervorlagen bleibt alles jederzeit übersichtlich. Dokumente und Ordner können einfach mit Kollegen und Kunden geteilt werden, während Anmerkungen schnell zu bestehenden Dokumenten hinzugefügt werden können.

Die Verwendung von Tags ermöglicht eine zusätzliche Kategorisierung der Informationen in ByondFiles. Auf diese Weise können Dokumente schnell nach Themen gruppiert werden, was die Suchfunktionen wesentlich einfacher und schneller macht. ByondFiles ermöglicht es Benutzern, eine Gruppe von Ordnern und Dokumenten auf der Grundlage gemeinsamer Attribute zu betrachten und nicht nur auf der Grundlage ihrer Position in einem Ordner

Ein zusätzliches Leistungsmerkmal von ByondFiles ist, dass es sich elegant in Ihren Office 365 Outlook E-Mail-Client integriert.  Mit einem Klick auf eine Schaltfläche können Benutzer eine E-Mail - mit ihren Anhängen - schnell in ByondFiles speichern und alle Kollegen über die neueste Kommunikation mit diesem wichtigen Client auf dem Laufenden halten.

Möchten auch Sie von den Vorteilen profitieren, die ByondFiles Ihrem Unternehmen bringen kann? Dann kontaktieren Sie uns oder buchen Sie eine Demo, um unseren innovativen digitalen Arbeitsbereich auszuprobieren... natürlich ohne jegliche Verpflichtung. 

19 August 2021