Pourquoi les systèmes de stockage en Cloud gratuits créent davantage de confusion

De nos jours, le stockage en ligne est relativement bon marché grâce à des outils tels que Google Drive, Dropbox et OneDrive. Alors qu'en 1960, il fallait débourser 2 millions de dollars pour stocker un Go, c'est désormais pratiquement gratuit de stocker en toute sécurité tous vos fichiers en ligne dans le Cloud. C'est bien sûr pratique si votre disque dur tombe en panne, si votre ordinateur portable est volé ou si votre serveur sur site est piraté. Tout est disponible en ligne et peut également être utilisé hors ligne sur votre propre appareil grâce à la synchronisation. Mais il y a un inconvénient...

Quand le bas prix devient-il cher ?

Malgré tous les avantages des services de stockage en cloud, il y a encore quelques accrocs. Surtout en cas d'utilisation dans un environnement professionnel.

Moins de structure, plus de chaos

Lorsque nous utilisons un système de stockage en ligne bon marché sur le Cloud, il y a de fortes chances que nous ne l'utilisions pas de manière très consciente. Nous enregistrons tout et n'importe quoi, sans organiser correctement les documents et les fichiers que nous téléchargeons. Nous devenons rapidement des accumulateurs numériques... "juste au cas où" nous aurions à nouveau besoin de ce document aléatoire à un moment donné.

Nous observons également que dans les environnements de travail, où chaque employé a accès au stockage en cloud, il existe rarement des conseils sur la création et la structure des dossiers et sous-dossiers. Les utilisateurs disposent de leurs propres emplacements dans le Cloud qui sont synchronisés localement avec un portable ou un ordinateur. C'est souvent là que les fichiers sont sauvegardés pour un usage individuel, alors qu'ils devraient idéalement se trouver dans des dossiers de projets pertinents accessibles aux collègues.

Livrés à nous-mêmes, nous en revenons vite à stocker nos données de manière plutôt aléatoire, ce qui nous fait penser à la citation de Zack Pennington : "La seule différence entre les thésauriseurs et les collectionneurs est l'organisation."

Synchroniser ou ne pas synchroniser ?

De nombreux services de stockage en cloud offrent également la possibilité de synchroniser les dossiers en ligne avec votre disque dur local. Cela permet aux utilisateurs de travailler directement avec ces fichiers à partir de l'Explorateur de fichiers, tandis que les modifications sont mises à jour en ligne. C'est évidemment très pratique, mais cela peut néanmoins poser un certain nombre de problèmes.

Si vous souhaitez que tous vos fichiers soient stockés localement, vous vous rendrez vite compte que la capacité de stockage de votre ordinateur portable ou de bureau risque d'être insuffisante.  En outre, la synchronisation de fichiers volumineux - ou d'un grand nombre de fichiers - peut être terriblement lente. Comme vous pouvez l'imaginer, si votre PC de bureau a déjà du mal à le faire, votre smartphone et votre tablette n'ont probablement aucune chance.

Heureusement, il existe une solution à ce problème de capacité de stockage local. La plupart des plateformes de stockage en cloud permettent aux utilisateurs de choisir les dossiers qu'ils veulent synchroniser - et rendre disponibles - localement et ceux qu'ils veulent garder accessibles uniquement en ligne. Ce faisant, nous amenons malheureusement un autre problème, à savoir le fait de devoir faire un choix entre un certain nombre de projets, de clients et de dossiers. Cela peut être facilement réalisable au niveau individuel, mais au sein d'une entreprise, cela peut signifier que tous les documents ne sont pas synchronisés de manière optimale.  Imaginez deux collègues travaillant sur le même document ou ayant besoin de données intégrées dans ce document. S'ils ne synchronisent pas tous les deux ce document spécifique, ils peuvent se retrouver à travailler avec des versions de document complètement différentes.

D'ailleurs, sync implique une synchronisation ! Si vous supprimez un document sur votre propre appareil, il est également supprimé dans le Cloud. Ce concept suscite encore beaucoup de confusion chez de nombreux utilisateurs et a fréquemment vu des fichiers importants être supprimés accidentellement. En outre, il n'y a guère de vue d'ensemble de qui télécharge et stocke quoi localement. Par conséquent, il est possible que les employés qui quittent l'entreprise emportent des fichiers confidentiels, en particulier dans les organisations qui appliquent une politique de "Bring Your Own Device" (BYOD - Ramenez votre propre appareil).

Séparation entre le personnel et le professionnel

Utilisez-vous également votre ordinateur portable professionnel à la maison ? Si vous gérez vos fichiers personnels avec le même service de stockage en cloud que celui qui héberge vos fichiers professionnels, vous risquez de rencontrer des problèmes.

Options de recherche limitées

À l'exception de Google Drive, les capacités de recherche des autres services de stockage en cloud sont loin d'être impressionnantes. De plus, vous ne pouvez pas utiliser les balises ou les métadonnées pour trier vos documents selon un thème spécifique, ce qui rend plus difficile la recherche rapide des bons fichiers.

Pas de possibilité de sauvegarder et de partager les e-mails

Dans les solutions de stockage en cloud, il est facile de partager des fichiers avec d'autres utilisateurs, tandis que l'intégration avec votre suite bureautique est généralement disponible, mais seulement jusqu'à un certain point. Malheureusement, les courriers électroniques sont souvent négligés, tout comme leurs pièces jointes. En fait, de nos jours, nous pouvons, à tort, utiliser notre boîte aux lettres comme un espace de stockage.

ByondFiles propose la solution

ByondFiles n'offre pas seulement les fonctionnalités essentielles d'une plateforme de stockage en Cloud, mais fournit une solution de productivité complète qui permet aux entreprises de rassembler, organiser et partager efficacement les informations. Les données méthodiquement structurées sont toujours disponibles pour tous les employés, où qu'ils soient (au bureau ou en déplacement) et quel que soit l'appareil qu'ils utilisent.

Les informations sont regroupées de manière optimale dans des dossiers numériques et, grâce à l'utilisation de modèles de dossiers, tout reste parfaitement organisé à tout moment. Les documents et les dossiers peuvent être facilement partagés avec des collègues et des clients, tandis que des annotations peuvent être rapidement ajoutées aux documents existants.

L'utilisation de balises permet de catégoriser davantage les informations contenues dans ByondFiles. Ainsi, les documents peuvent être rapidement regroupés par thème, ce qui rend les fonctions de recherche beaucoup plus faciles et rapides. ByondFiles permet aux utilisateurs de visualiser un groupe de dossiers et de documents sur la base d'attributs partagés et pas seulement sur la base de leur emplacement dans un dossier.

Une autre caractéristique de ByondFiles est qu'il s'intègre élégamment à votre client de messagerie Office 365 Outlook.  D'un simple clic, les utilisateurs peuvent rapidement enregistrer un e-mail - avec ses pièces jointes - dans ByondFiles et tenir tous leurs collègues au courant des dernières communications avec ce client si important.

Si vous souhaitez également profiter de tous les avantages que ByondFiles peut apporter à votre organisation, n'hésitez pas à nous contacter ou à réserver une démonstration pour tester notre espace de travail numérique innovant... Sans engagement de votre part, bien entendu. 

19 août 2021