Bewährte Praktiken bei der Telearbeit

Seit die COVID-19-Pandemie weltweit um sich gegriffen hat, ist es in vielen Ländern Pflicht geworden, so viel wie möglich von zu Hause aus zu arbeiten. Telearbeit bringt Vorteile, aber auch eine Reihe von Schwierigkeiten mit sich. Wir möchten Ihnen sagen, wie Telearbeit viel einfacher, effizienter und sicherer wird.

Was ist Telearbeit?

Telearbeit ist Arbeit, die nicht am Unternehmensstandort, sondern aus der Ferne erledigt wird. Das kann zu Hause, in einem Außenbüro, in einem Coworking Space, unterwegs oder an einem anderen Ort sein. Telearbeit wird durch das Vorhandensein von Telekommunikationsverbindungen zur Außenwelt ermöglicht.

Warum Telearbeit?

Niemand mag es, bei der Arbeit gestört zu werden, und viele sind genervt von einer Fülle unproduktiver Meetings. Staus auf dem Weg zur und von der Arbeit sind wahrscheinlich die schlimmste Art, den Tag zu beginnen und zu beenden.

Es ist daher nicht schockierend, dass sich die Arbeit von zu Hause aus während der Pandemie positiv auf die Produktivität der Arbeitnehmer auswirkt. Laut USA Today sind die Gründe dafür unter anderem die Zeitersparnis beim Pendeln (71 %), weniger Ablenkungen durch Kollegen (61 %) und weniger Sitzungen (39 %).

Weitere Vorteile der Telearbeit sind die Einsparung von Büroraum, größere Flexibilität und mehr Unabhängigkeit. Sie wirkt sich auch positiv auf die Fehlzeiten aus. Eine Umfrage des Magazins Knack unter belgischen Telearbeitern im Jahr 2020 ergab sogar, dass 84 % auch in Zukunft von zu Hause aus arbeiten möchten.

Mögliche Fallstricke

Telearbeit ist ein zweischneidiges Schwert. Sie bringt auch einige Schwierigkeiten mit sich, insbesondere in Bezug auf die Kommunikation, den Informationstransfer und die Innovationsmöglichkeiten.

Beispielsweise kann es für die Mitarbeiter schwieriger sein, Antworten oder Informationen von Kollegen zu erhalten. Die Erfahrung zeigt, dass es zu viel Zeit kostet, alle Informationen zu finden, wenn Inhalte, Diskussionen und Aktivitäten über verschiedene Tools und Kanäle verteilt sind. Außerdem ist es schwieriger, den Projektfortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Arbeit vorankommt, wenn der Kontakt zu den Kollegen verloren geht oder sich weiter entfernt.

Auch das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben geht etwas verloren. Eine Studie der NYU unter 3 Millionen Angestellten in 16 Städten der Welt zeigt, dass ein durchschnittlicher Arbeitstag 48,5 Minuten länger dauert. Es geht sogar noch weiter. Ein Arbeitnehmer kann das Gefühl haben, ständig 24 Stunden am Tag erreichbar sein zu müssen.

Glücklicherweise gibt es Instrumente, mit denen sich die Schwierigkeiten der Heimarbeit - zu einem großen Teil - beseitigen lassen. Erfahren Sie, wie wir Arbeitgebern und Arbeitnehmern helfen, produktiver zu Hause zu arbeiten.

Bewährte Praktiken

Arbeiten in der Cloud

Der erste Schritt zu einer effizienten Telearbeit besteht darin, alle Daten und Dokumente zu Hause verfügbar zu haben. Mit einer Cloud-Lösung haben die Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf alle Dokumente, ohne Speicherplatzbeschränkungen. Sie können an einem Computer im Büro, einem Laptop zu Hause oder einem Smartphone oder Tablet unterwegs arbeiten. Jeder, der Dateien benötigt, kann sie online finden.

(Tele-)Arbeit in der Cloud ist nicht nur bequem, sondern vor allem auch sicher. Sind alle Ihre Daten und Dokumente auf einer Festplatte gespeichert? Dann bedeutet der Verlust oder Absturz eines Geräts immer auch Datenverlust. Eine Cloud-Lösung bietet in solchen Situationen mehr Sicherheit. Die Daten werden in der Cloud gespeichert, was bedeutet, dass die Mitarbeiter unabhängig davon, was mit einem Gerät passiert, auf sie zugreifen können.

Effiziente und sichere Telearbeit geht nur über die Cloud. Es spielt keine Rolle, ob es sich um große oder kleine Unternehmen handelt, alle nutzen sie aus gutem Grund.

Gemeinsame Dokumentenverwaltung

Ein weiteres wichtiges IKT-Instrument für die Telearbeit ist die Möglichkeit, gemeinsam an denselben Dokumenten zu arbeiten. Da die Daten nicht lokal, sondern in der Cloud gespeichert sind, können die Kollegen auch aus der Ferne darauf zugreifen und sie bearbeiten. Verschiedene Tools ermöglichen es sogar, gleichzeitig an denselben Dateien zu arbeiten.  Entdecken Sie, wie Sie Dokumente gemeinsam nutzen können.

Unterstützung durch eine Telearbeitspolitik

In einer Umfrage mit 250 Arbeitgebern in Belgien gaben 70 % der Befragten an, dass sie ihre Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus anpassen würden. Tools in der Cloud können Arbeitgebern auch dabei helfen, eine solide Politik für die Telearbeit zu entwickeln. Der Schritt zur Telearbeit außerhalb der Bürozeiten wird auch viel leichter sein, wenn die Mitarbeiter auch zu Hause produktiv arbeiten können und zufriedener sind.

Telearbeit ist aktueller denn je, aber das bedeutet auch, dass wir mit unseren Daten viel sorgfältiger umgehen müssen als sonst. Dabei kann es sich um Berichte, Bilanzen, Präsentationen und andere Dokumente heikler Natur handeln. Die Möglichkeit, sicher von zu Hause aus zu arbeiten, ist daher von entscheidender Bedeutung.

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26 Mai 2021