Conventions optimales de dénomination des fichiers pour améliorer la productivité et la collaboration.

Les noms de fichiers numériques sont rarement cohérents au sein d'une organisation.  Nous nous retrouvons souvent avec une multitude de fichiers ; différentes versions réalisées par différents collaborateurs utilisant tous leurs propres styles de dénomination ad hoc et ambigus.  Il en résulte une situation où il devient extrêmement difficile de garder une vue d'ensemble et d'identifier rapidement le document que nous recherchons réellement.

Il est donc crucial pour toute entreprise de créer des archives numériques faciles à consulter et à parcourir.  Le désencombrement numérique commence par une stratégie de dénomination des fichiers à la fois claire et cohérente. Découvrez l'outil de dénomination ByondFiles.

Nommer les fichiers numériques

Une gestion efficace de l'information commence par une base solide, à savoir des accords bien définis sur la dénomination des documents. Avoir des fichiers clairement nommés facilite la compréhension et la récupération du contenu en cas de besoin. Il suffit d'utiliser une méthode de dénomination cohérente, qui décrit de manière exhaustive le contenu des fichiers, afin de créer des archives auto-explicatives où les fichiers peuvent être facilement trouvés.

Lorsqu'une telle convention de dénomination stratégique des fichiers est utilisée de manière généralisée, il est possible de connaître le contenu d'un document sans avoir à l'ouvrir.  Même si tous les fichiers sont rassemblés dans un seul dossier, tant que l'approche de dénomination est cohérente, il est toujours possible de naviguer facilement dans le contenu.

Définir une convention de dénomination

Comment définir votre propre méthode de dénomination des documents ?  Qu'il s'agisse de vos dossiers personnels ou de ceux d'une organisation entière, il existe un certain nombre de directives qui peuvent nous aider à définir une stratégie efficace de dénomination des fichiers.

Tout d'abord, il est essentiel que la structure des noms de fichiers soit logique pour vous et vos collègues. Quels éléments doivent être inclus dans les noms de fichiers et dans quel ordre exactement ?  Quelles informations sont essentielles et permettent de différencier suffisamment les différents documents ?  Ce sont là quelques-unes des questions que vous devez vous poser lorsque vous établissez des règles de dénomination.

Une approche proactive en matière de dénomination peut créer un référentiel viable pour les années à venir.  Visez un système qui sera applicable pendant des décennies, même après votre départ de l'entreprise.  Si les nouveaux collègues peuvent facilement trouver des documents dans ce système, alors vous avez probablement créé un protocole qui résistera à l'épreuve du temps et qui est approprié pour l'organisation.

Conseils utiles pour nommer les fichiers

● L'ajout d'une date au début du nom d'un fichier est une première forme de catégorisation simple mais efficace. Si le nom de chaque document commence par AAAAMMJJ ou AAA_MM_JJ (année mois jour), on sait immédiatement quand le document a été créé. Cet élément de date permet aux utilisateurs de trier rapidement les fichiers par ordre chronologique.

● Bien entendu, toute méthode de dénomination doit être adaptée aux besoins propres de l'entreprise. Si vous souhaitez pouvoir distinguer rapidement les fichiers de vos collègues, il est logique d'intégrer également des initiales.  Si votre organisation est principalement axée sur les projets, alors commencer un nom de fichier par le nom - ou le numéro - du projet peut être une méthode plus efficace.

● D'autres éléments utiles peuvent être inclus : le nom du client ou du partenaire, le type de document, la langue, une description du contenu, etc. 

● Afin d'enregistrer plusieurs versions d'un même document, nous pouvons utiliser des numéros de version en ajoutant v1, v2, v3, etc. Le nom du document reste le même, tandis que le numéro de version nous permet de repérer rapidement la version la plus récente.

Soyez concis et clair

Même s'il est important d'inclure des éléments utiles et différenciateurs dans nos noms de fichiers, il ne faut cependant pas exagérer dans la longueur de ceux-ci.  Les noms de fichiers trop longs peuvent entraîner des problèmes de compatibilité avec les logiciels.  Il est donc judicieux d'utiliser des abréviations lorsque cela est possible, tout en évitant les caractères spéciaux.  La meilleure pratique consiste à utiliser un mélange de lettres majuscules et minuscules, ainsi qu'à utiliser les tirets et les caractères de soulignement comme séparateurs.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler pour une convention de dénomination donnée :

● [AAMMJJ]_[Initiales]_[Projet]_[Description]_[Version]

● 210631_JS_ProjectX_pitch-deck_v1.pdf

Ne supposez pas, mais automatisez plutôt

Les directives et exemples ci-dessus constituent une bonne base pour une méthode de dénomination efficace et claire de vos fichiers numériques.  Il y a toutefois un inconvénient : lors de la mise en œuvre d'un tel protocole, nous partons du principe que tous les intervenants connaissent ces règles et les respectent.  Dans la pratique, cela est loin d'être certain.  Une abréviation légèrement différente ou même une petite faute de frappe peut rendre l'ensemble du système plus ambigu et moins fiable, ce qui peut avoir un impact négatif sur l'expérience de l'utilisateur.  Heureusement, il existe une solution simple mais efficace pour éviter cela.
ByondFiles a développé une méthode innovante pour la dénomination des dossiers au sein d'une organisation.  Lors de la mise en place de notre plateforme d'espace de travail numérique, nous déterminons immédiatement - avec le client - la structure et le protocole de dénomination des dossiers globaux. Ces règles sont ensuite appliquées automatiquement à tous les documents, garantissant ainsi une dénomination uniforme au sein de l'entreprise. 
De plus, les vignettes haute résolution permettent d'identifier très facilement les documents pertinents.

Avec ByondFiles, votre espace de travail numérique reste bien organisé et épuré, et il n'a jamais été aussi facile de trouver les documents essentiels dont vous avez besoin pour ce projet si important.

Si vous souhaitez vous aussi bénéficier d'une plate-forme qui vous permette de gagner en efficacité et en temps, n'hésitez pas à nous contacter.  Nous serons heureux d'organiser une démonstration approfondie et de vous expliquer les fonctionnalités qui ne manqueront pas de stimuler la productivité de votre personnel.

28 juillet 2021