Remotec: Dokumentenmanagement 'auf höchstem Niveau'

Eine Flut von Papier, Kopien von Kopien und ein lokaler Server mit all den Informationen und Dokumenten. Ein großer Albtraum, aber leider Realität bei Remotec. Bis Byondfiles Ordnung in dieses Chaos brachte.

Wer ist Remotec?

Remotec ist ein One-Stop-Lösungspartner für industrielle Beschilderung mit Sitz in der Region Gent, Belgien. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden bei der Entwicklung, Herstellung, Installation und Wartung von Straßenmarkierungen, LED-Anzeigen, Ladelösungen und mehr.

Nach mehreren Fusionen und Übernahmen besteht Remotec heute aus fünf Abteilungen und rund 120 Mitarbeitern. Nach Jahren mit zu viel Papierkram wandte sich das Unternehmen an ByondFiles, um seine Digitalisierung umzusetzen.

“Seit wir ByondFiles einsetzen, ist mein Postfach viel leerer geworden. Der interne Postverkehr hat sich drastisch reduziert.”

Zu viel Papierkram

Bevor ByondFiles bei Remotec eingeführt wurde, arbeitete das Unternehmen mit einem lokalen Server für seine Ordner und Dokumente.

"Die Dateien waren selten vollständig, weil nicht jeder Informationen hinzufügen oder bearbeiten konnte. Diejenigen, die Kunden besuchten, hatten nur Papierdokumente dabei. Unsere Tage bestanden aus langen Telefonaten, um alle Kundeninformationen zu sammeln. Auch intern wurden Bestellformulare oder andere Dokumente zur Verteilung mehrfach kopiert."

Verwendung von Tags und Status

Dank der Verwendung von ByondFiles können die Vertriebsmitarbeiter Projekte jetzt viel einfacher verfolgen. Dateien, Dokumente und Ordner werden mit Tags versehen, so dass sie nach Thema oder Status gruppiert werden können.

"Um nur ein Beispiel zu nennen: Auf einer Projektdatei platzieren wir das Tag 'Evakuierungsplan'. Dieses Tag kann den Status 'Entworfen', 'Zu ändern', 'Wartet auf Kundengenehmigung' oder 'Kundengenehmigung bestätigt' enthalten. Unsere Mitarbeiter können dann eigene Schnellverzeichnisse anlegen, in denen sie z. B. alle Dateien mit dem Status 'Evakuierungsplan: Warten auf Kundenfreigabe' zusammen sehen und so gezielt Maßnahmen ergreifen können."

Jeder kann so einfach und schnell nach Abteilungen sehen, was noch zu erledigen ist. Ist es erledigt? Dann kann die Markierung einfach auf den nächsten Status übertragen werden.

Aufgabenmanagement auf Basis von Projekten

Mit der Aufgabenverwaltung von ByondFiles kann Remotec ein genehmigtes Angebot sofort zu einer Projektdatei hinzufügen.

"Wir haben es so eingerichtet, dass je nach Art des Projekts die Aufgaben automatisch den verschiedenen Abteilungen zugewiesen werden. Über ein Tablet oder Smartphone kann dann jeder sehen, welche Aufgaben erledigt werden müssen. "

Wenn ein Mitarbeiter mit der Arbeit an einer neuen Aufgabe beginnt, findet er die Zuweisungen, Pläne und Beschreibungen in derselben Datei, in der die Aufgabe abgelegt ist. Außerdem gibt es zwei Schaltflächen: eine grüne und eine rote.

"Auf die grüne Schaltfläche klicken sie, wenn die Aufgabe erledigt ist. Automatisch wird die nächste Aufgabe in der Roadmap an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet. Auf den roten Button können sie klicken, wenn es ein Problem gibt. Diese können sie in ByondFiles beschreiben, um den Empfänger der Aufgabe sofort zu benachrichtigen. "

Als i-Tüpfelchen gibt es eine Übersicht über alle Aufgaben aus offenen Akten. Auch hier zeigen Farben den Status der Aufgabe an. Nähert sich die Frist oder ist sie überschritten, ist dies auch hier sichtbar. Das macht es Remotec leicht, den Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten.

Vollständige Dateien über Vorlagen

Remotec hat von Anfang an Dateivorlagen in ByondFiles angelegt, was einen großen Nutzen bringt.

"Wir haben den Zugriff und die Berechtigungen für jede Benutzergruppe in jeder Datei definiert. Wenn wir jetzt eine neue Datei erstellen, erhält sie automatisch die richtigen Einstellungen, und das gibt uns ein sicheres Gefühl. Wir wissen genau, wer was tun, sehen oder teilen darf."

ByondFiles auch für Mitarbeiter, die unterwegs sind

Auch die Vertriebsmitarbeiter und Techniker von Remotec sind mit ByondFiles sehr zufrieden. Vertriebsmitarbeiter können Fotos von praktischen Situationen direkt in die Kundendatei hochladen. Monteure oder Installateure wiederum erhalten ihre Aufträge direkt auf ihr Smartphone und können dort auch die Pläne einsehen, Montageanleitungen einsehen und die Erledigung ihrer Aufgaben dokumentieren.

"Mit ByondFiles ist es auch für den Kunden viel einfacher. Er kann den Lieferschein auf dem Tablet unterschreiben und er wird sofort der richtigen Kundenakte hinzugefügt. Messungen und Fotos des Projekts oder des Endergebnisses können direkt von einem Smartphone oder Tablet hochgeladen werden. So kann das Back-Office-Team viel schneller mit der Rechnungsstellung beginnen. Noch bevor ein Monteur zurückkommt, kann die Datei bereits bearbeitet werden.

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Remotec über ByondFiles

" Die Einführung verlief sehr reibungslos. Wir haben eines unserer Unternehmen für einen mehrwöchigen Testbetrieb ausgewählt. Inzwischen sind zwei Monate vergangen und die gesamte Gruppe arbeitet nun täglich mit ByondFiles. Das Schöne daran ist, dass wir die gleiche Dynamik erleben, die wir von Remotec gewohnt sind. Fragen werden immer schnell beantwortet und die Implementierung ist qualitativ sehr gut und erfolgreich. Wir haben ByondFiles komplett selbst eingerichtet, so wie es für uns am besten ist, ohne ein einziges Stück Individualsoftware."

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07 September 2022