Uniforme en automatische naamgeving door folderregels.

Afspraken omtrent naamgeving van documenten worden jammer genoeg zelden correct gevolgd. Maak komaf met verschillende geïmproviseerde naamgevingen met behulp van ByondFiles.

Vermijd ongetitelde documenten zoals ‘document 1’ of ‘untitled’. ByondFiles zorgt dat er bij het importeren van een bestand, of bij het aanmaken van een document steeds een documentnaam klaar staat. Deze automatisch gegenereerde naam kan uiteraard aangevuld worden met een beschrijving van de inhoud.

Leg dossierstructuren éénmalig vast. Stel per map in welke naamgevingsregels, tags en gebruikersrechten heersen. Zo zijn alle documenten voorzien van uniforme naamgeving en is het zoeken efficiënter.

Geef bij het aanmaken van een dossier ook een verkorte naam. De automatische naamgeving kan samengesteld worden met volgende elementen: datum, verkorte foldernaam, gebruikersinitialen.

Bij het aanmaken van een nieuw document hoeft u dus nog enkel het vrije vak in te vullen. Zo kan elk document kort omschreven worden zonder verlies van belangrijke metadata.