Ce qui manque aux applications de productivité d'aujourd'hui

Il est difficile d'imaginer un monde sans les logiciels de productivité que nous utilisons quotidiennement.  Office 365, Photoshop, CAD, etc. Toutes ces apps offrent en permanence de nouvelles possibilités pour travailler plus rapidement et libérer notre créativité. Les puissantes fonctionnalités à notre portée étaient impensables il y a une ou deux décennies. Mais il nous manque encore un élément crucial pour stimuler encore davantage notre productivité.

Alors, qu'est-ce qui nous manque ?

Nous travaillons plus efficacement grâce à nos progiciels Office. Nous pouvons modifier une photo ou créer un dessin en 3D beaucoup plus rapidement qu'auparavant. Pourtant, n'est-il pas fréquent que nous ne nous souvenions plus où nous avons enregistré ce document important ? 

Lorsque nous travaillons avec une multitude d'applications logicielles, nous finissons souvent par stocker nos documents dans des endroits aléatoires tout en utilisant des noms incohérents pour nos fichiers. C'est la porte ouverte au chaos, surtout dans les entreprises axées sur les processus.

Les logiciels de productivité actuels n'offrent une productivité optimale et un gain de temps que s'ils sont associés à une approche structurée du stockage et de l'organisation des documents eux-mêmes. Curieusement, cet aspect est souvent négligé dans les entreprises.

La structure comme solution

Toutefois, si nous commençons par organiser notre environnement de travail numérique, nous faisons immédiatement un grand pas en avant. Ainsi, nous veillons non seulement à ce que les utilisateurs individuels puissent travailler aussi efficacement que possible, mais aussi à ce que les collègues puissent accéder aux mêmes documents et y collaborer.

En élaborant un ensemble de principes solides sur la façon dont nous rassemblons nos informations, les organisons et les rendons disponibles au sein de l'entreprise, nous pouvons optimiser encore davantage l'utilisation de nos outils de productivité. Nous perdons moins de temps à chercher des documents ou à vérifier si nous travaillons bien sur la dernière version.

Passez à l'optimisation avec ByondFiles

Chez ByondFiles, nous nous attaquons immédiatement à tout potentiel de désorganisation.  Au cours de la phase initiale d'implémentation, nous passons en revue les meilleures pratiques en matière d'organisation des dossiers et nous donnons à nos clients des conseils sur la manière dont ils peuvent les appliquer dans leur propre entreprise. En outre, nous pouvons aller plus loin en créant des modèles de dossiers qui garantissent la cohérence au sein de l'entreprise.

En définissant des règles de dénomination automatique des fichiers, ByondFiles apporte un ordre supplémentaire dans les dossiers eux-mêmes. Il est ainsi encore plus facile d'identifier rapidement les documents dont vous avez besoin.

En outre, l'utilisation de balises comme métadonnées permet d'étiqueter sans effort les informations par thème, ce qui simplifie et accélère encore la puissante fonction de recherche de ByondFiles.

 

Grâce à l'intégration parfaite avec Office 365, ByondFiles utilise de manière optimale toutes les fonctionnalités que MS Office a à offrir.  Cependant, nous travaillons désormais sur des bases beaucoup plus saines en ce qui concerne l'organisation interne de toutes les informations au sein de l'entreprise. Il n'a jamais été aussi facile de rassembler, d'organiser et de partager des informations avec des collègues de travail... au bureau ou en déplacement.

Si vous souhaitez vous faire une idée de la façon dont ByondFiles peut améliorer la productivité de votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter et nous serons heureux d'organiser une démonstration sans engagement.

06 septembre 2021