Remotec: la gestion de documents au maximum

Remotec: la gestion de documents au maximum

Un déluge de papier, des doublons et un serveur local contenant toutes les informations et tous les documents confondus. Un véritable cauchemar, mais malheureusement une réalité chez Remotec. Jusqu'à ce que Byondfiles mette de l'ordre dans ce chaos.

C'est quoi Remotec ?

Remotec est un partenaire de solution unique pour la signalisation industrielle, basé dans la région de Gand, en Belgique. La société aide ses clients dans la conception, la fabrication, l'installation et la maintenance de marquages routiers, d'écrans LED, de solutions de chargement, etc.

Après plusieurs fusions et acquisitions, Remotec se compose aujourd'hui de cinq départements et d'environ 120 employés. Après des années a crouler sous la paperasse, ils ont contacté ByondFiles pour mettre en œuvre leur numérisation.

“Depuis que nous avons commencé à utiliser ByondFiles, ma boîte aux lettres s'est considérablement vidée. Le trafic de courrier interne a été réduit de manière spectaculaire”

Trop de paperasse

Avant l'introduction de ByondFiles chez Remotec, ils travaillaient avec un serveur local pour leurs dossiers et documents.

"Les dossiers étaient rarement complets car tout le monde ne pouvait pas ajouter ou modifier des informations en simultané. Ceux qui rendaient visite aux clients n'avaient que des documents papier. Nos journées consistaient en de longs appels téléphoniques pour recueillir toutes les informations sur les clients. En interne, les bons de commande ou autres documents étaient également copiés plusieurs fois pour être distribués."

Utilisation des étiquettes et des statuts

Grâce à l'utilisation de ByondFiles, les commerciaux peuvent désormais suivre les projets beaucoup plus facilement. Des étiquettes sont ajoutées aux fichiers, documents et dossiers, permettant de les regrouper par sujet ou par statut.

"Pour ne donner qu'un exemple : sur un dossier de projet, nous plaçons une étiquette 'plan d'évacuation'. Cette étiquette peut contenir le statut "Brouillon", "A modifier", "En attente de l'approbation du client" ou "Approbation du client confirmée". Nos employés peuvent alors créer leurs propres dossiers rapides dans lesquels ils voient, par exemple, tous les fichiers ayant le statut 'plan d'évacuation : En attente de l'approbation du client' ensemble, ce qui leur permet de prendre des mesures ciblées."

Chacun peut ainsi voir facilement et rapidement par département ce qui reste à terminer. Tout est terminé ? Alors l'étiquette peut facilement être transférée au statut suivant.

Gestion des tâches en fonction des projets

Grâce à la gestion des tâches de ByondFiles, Remotec peut instantanément ajouter un devis approuvé à un dossier de projet.

"Nous avons tout mis en place pour que, selon le type de projet, les tâches soient automatiquement attribuées aux différents services. Via une tablette ou un smartphone, chacun peut ensuite voir quelles tâches doivent être réalisées. "

Lorsqu'un employé commence à travailler sur une nouvelle tâche, il trouve les affectations, les plans et les descriptions dans le même dossier que celui où est placée la tâche. Deux boutons sont également prévus : un vert et un rouge.

"Ils cliquent sur le bouton vert lorsque la tâche est terminée. Automatiquement, la tâche suivante de la feuille de route est transmise au bon employé. Quant au bouton rouge, ils peuvent cliquer dessus en cas de problème. Ils peuvent décrire ces problèmes dans ByondFiles afin de prévenir immédiatement le délégataire de la tâche. "

Cerise sur le gâteau, il existe un aperçu de toutes les tâches des dossiers en attente. Là aussi, des couleurs indiquent le statut de la tâche. Si le délai approche ou a été dépassé, cela est également visible ici. Remotec peut ainsi suivre facilement tous les projets en cours.

Compléter les dossiers à l'aide de modèles

Remotec a dès le départ créé des modèles de fichiers dans ByondFiles, ce qui apporte effectivement une valeur.

"Nous avons défini les accès et les permissions pour chaque groupe d'utilisateurs dans chaque fichier. Maintenant, lorsque nous créons un nouveau fichier, il reçoit automatiquement les bons paramètres et cela nous donne un sentiment de sécurité. Nous savons exactement qui peut faire, voir ou partager quoi."

ByondFiles aussi pour les employés en déplacement

Les vendeurs et les techniciens de Remotec sont également très satisfaits de ByondFiles. Les vendeurs peuvent télécharger des photos de situations pratiques directement dans le dossier client. Les monteurs ou les monteurs de lignes, de leur côté, reçoivent leurs missions directement sur leur smartphone et peuvent également y consulter les plans, voir les instructions de montage et enregistrer la réalisation de leurs tâches.

"Avec ByondFiles, c'est aussi beaucoup plus facile pour le client. Il peut signer le bon de livraison sur une tablette et celui-ci est immédiatement ajouté au dossier client correspondant. Les mesures et les photos du projet ou du résultat final peuvent être téléchargées directement depuis un smartphone ou une tablette. Cela permet à l'équipe de back-office de procéder à la facturation beaucoup plus rapidement. Avant même le retour d'un placeur, le dossier peut déjà être traité.

En savoir plus sur notre mallette numérique

Remotec sur ByondFiles

"Le démarrage s'est déroulé sans accroc. Nous avons choisi une de nos entreprises pour faire un essai pendant quelques semaines. Aujourd'hui, deux mois plus tard, tout le groupe travaille quotidiennement avec ByondFiles. Ce qui est bien, c'est que nous vivons la même dynamique que celle à laquelle nous sommes habitués avec Remotec. Les questions sont toujours traitées rapidement et l'implémentation a été très qualitative et réussie. Nous avons entièrement installé et exécuté ByondFiles nous-mêmes, comme cela nous convient le mieux, sans le moindre logiciel personnalisé."

Vous êtes curieux de savoir ce que ByondFiles peut faire pour votre organisation ?

N'hésitez pas à nous contacter ou à demander une démonstration.

07 septembre 2022